„GeScheiterWeiter“ zu Gast auf Gut Zahren
Ein Satz, der im privaten Bereich den meisten recht leicht über die Lippen kommt, ist im beruflichen Kontext für viele ein Tabu. Wer einen Fehler macht, vertuscht ihn lieber, anstatt ihn offen anzusprechen. Scheitert ein Projekt, wird dies nicht analysiert und eine Lehre daraus gezogen, sondern nach dem Schuldigen gesucht. Und wer mit seinen Themen unruhiges Wasser passieren muss, schafft lieber Aktenlage als Transparenz, um ja das eigene richtige Verhalten und Handeln zu dokumentieren. Gleichzeitig wird vielerorts der Ruf nach einer Fehlerkultur immer lauter. Man müsste, könnte, und sollte und überhaupt, wenn man nur eine bessere Fehlerkultur hätte, sähe die Welt ganz anders aus. Wie kann man in einer Organisation aus einem abstrakten Wunsch eine echte Fehlerkultur aufbauen? Hier folgen 5 Tipps, um eine Fehlerkultur in einer Organisation zu etablieren: 1. Die Organisation muss es wirklich wollen. Die Grundvoraussetzung für einen offenen Umgang mit Fehlern ist, dass die Organisation dies wirklich will – mit allen damit verbundenen Konsequenzen. Eine dieser Konsequenzen ist es, dass der Fehler und das Handeln, welches dazu geführt hat, analysiert und hinterfragt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob einer Führungskraft oder einem Mitarbeitenden ein Fehler unterlaufen ist, denn das Ziel der Analyse ist es herauszufinden, wie dieser Fehler in der Zukunft vermieden werden kann. 2. Vorbilder in der Veränderung sind die Führungskräfte. Die Analyse von Fehlern und deren Zustandekommen bedeutet auch, Probleme, Risiken und etablierte, gefühlte Wahrheiten zu ergründen. Das bedeutet, dass Führungskräfte und Mitarbeitende sich kritisch hinterfragen Mitarbeitende sollen auch die Führungskräfte kritisch hinterfragen und dafür von ihren Vorgesetzten auch gewürdigt werden. Nur Führungskräfte, die dazu bereit sind und nicht beim ersten Mal in alte Muster verfallen, können die gewünschte Verbesserung der Fehlerkultur in Gang setzen. 3. Fehler als Teil des Lernens verstehen. Hat man sich in einer Organisation für den offenen Umgang mit Fehlern entschieden, kann der im agilen Arbeiten weit verbreitete Lernzyklus aus „Entwickeln – Testen – Lernen“ in nahezu jedem Kontext seine Wirkung entfalten. Wer den Raum schafft, Ideen in Piloten schnell, preiswert und unkompliziert zu entwickeln und direkt mit Kund:innen und Nutzer:innen zu testen, wird viel Wertvolles lernen. Selbst im Falle eines Misserfolges ist die Lernerfahrung meist höher zu bewerten als die Kosten der eingesetzten Ressourcen. Grundsätzlich gilt, Fehler möglichst früh in einem Projekt zu machen und daraus zu lernen. Wenn ein Projekt fortgeschritten ist, wird die Entdeckung von grundsätzlichen Fehlern schlichtweg sehr teuer. 4. Retrospektiven als regelmäßiges Ritual einführen. Nicht immer würde man es gleich als Fehler bezeichnen, wenn es in der Zusammenarbeit von Menschen auch mal knirscht. Dennoch bewirkt gerade dieses Knirschen einen enorm hohen Reibungsverlust in den Teams und führt dadurch nicht selten doch zu – vermeidbaren – Fehlern. Retrospektiven dienen dazu, regelmäßig die Zusammenarbeit von Teams zu reflektieren und gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung zu vereinbaren. Finden diese Rückschauen sowohl auf Team- als auch auf Führungsebene statt, wird der Sand regelmäßig aus dem Getriebe gespült, bevor er einen Schaden anrichten kann. 5. Das Gelernte mit Humor in der Organisation teilen. Um Fehler möglichst nur einmal zu begehen, ist es wichtig, die Lehren aus den Fehleranalysen mit einem Publikum zu teilen. Auch wenn es sicherlich möglich ist, diese in Berichten zu dokumentieren und z.B. im Intranet zu veröffentlichen, wesentlich eingängiger sind Veranstaltungsformate wie beispielsweise die Fuckup Nights. Die humorvolle Aufbereitung der Ereignisse, der Fehler und vor allem des daraus Gelernten, bleibt besser in Erinnerung. Und Spaß machen solche Events außerdem. Fazit Die Fehlerkultur in Organisationen lässt sich mit einem veränderten Umgang mit Fehlern verbessern. Hier braucht es echtes Engagement und keine Lippenbekenntnisse – und natürlich die Bereitschaft, auf diesem Weg Fehler zu machen, um aus diesen zu lernen. Und noch ein Hinweis zum Schluss:Fehlerkultur ist auch in der öffentlichen Verwaltung ein hochaktuelles und wichtiges, wenn auch kein einfaches Thema. Wir haben es dennoch geschafft, die erste Fuckup Night der Öffentlichen Verwaltung mit dem Namen GeScheiterWeiter erfolgreich zu etablieren. Regelmäßig tauschen sich Change Maker, Veränderungswillige und Engagierte Macher:innen zu neuen Wegen des Arbeitens und Handelns in der Verwaltung aus. Wer sich dafür interessiert, kann sich unter www.gescheiterweiter.de informieren oder uns persönlich unter n.roettger@apiarista.de kontaktieren.
Mit Apiarista beim Nordl@nderkongress
Es ist Bewegung in der Verwaltung… unter der Schirmherrschaft von Staatssekretärin und CIO des Landes Mecklenburg-Vorpommern Ina-Maria Ulbrich fand am 5. September 2022 der Nordl@nderDIGITAL Kongress live in Rostock statt. Zentrales Thema war die allseits präsente Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung – dabei wurden nicht nur die Themen rund um die geplante Registermodernisierung und die weitere Umsetzung des Online Zugangsgesetzes (OZG) aufgegriffen, sondern auch Aspekte wie der Kulturwandel in der Verwaltung und die Nutzerzentrierung. Landesinnenminister Christian Pegel hat auch nach dem Wechsel ins Innenministerium das umfassende Thema Digitalisierung unter seinem Dach. In seiner Eröffnungsrede zum Kongress machte er sehr deutlich, dass es ohne einen Kulturwandel in der Verwaltung eine ganzheitliche Digitalisierung und Modernisierung nicht erfolgreich sein kann. Aber auch die Notwendigkeit einer Fehlerkultur griff er in seinen einführenden Worten auf. Er machte dabei deutlich, dass es Freiräume und geeignete Experimente geben muss, damit Verwaltung innovativ sein kann und Innovationen im eigenen Kontext entwickeln kann. Wir von Apiarista GmbH sind davon überzeugt, dass die ersten richtigen Schritte in diese Richtung gemacht wurden, aber noch deutlich mehr in dieser Richtung passieren muss, damit der notwendige Kulturwandel tatsächlich stattfinden kann. Tal Uscher und Nicole Röttger von der Apiarista GmbH hatten beim Kongress die Ehre, das Podium zum Thema Nutzerzentrierung zu moderieren und Fachimpulse zum Thema Nutzerzentrierung zu geben. Als Expert:innen mit an Bord waren Ina-Maria Ulbrich, Matthias Crone, Julia Gleser und Adrian Sommer. Diese Mischung ergab eine gute Mischung an Perspektiven zum Thema Nutzerzentrierung. Im ersten Schritt gaben Tal und Nicole den Teilnehmenden einen Einblick in das Thema selbst und was konkret dahinter steckt. In der Vorstellung des Podiums wurde bereits deutlich, dass es nicht nur um die Nutzer:innen von Verwaltungsleistungen – also Bürger:innen und Unternehmer:innen – gehen sollte, sondern auch um Mitarbeiter:innen der Verwaltungen. Im nächsten Block sollte es schwerpunktmäßig um Nutzerzentrierung im Kontext des OZG gehen. Das OZG hat im Zusammenspiel mit der Pandemie nicht nur der Digitalisierung einen Schub gegeben sondern auch der Nutzerzentrierung. Die Aufmerksamkeit ist eine höhere, aber auch die Enttäuschung der Nutzer in Bezug auf gute und moderne Verwaltungsleistungen ist bisher ungebrochen groß. Hierzu konnten sowohl Ina-Maria Ulbrich aus Sicht Mecklenburg-Vorpommerns und Julia Gleser als OZG Koordinatorin aus Sicht des Landes Schleswig-Holstein Einblicke in die bisherigen Umsetzungen in den OZG Projekten berichten. Für beide war klar, dass es noch einiges zu schaffen gibt und dass noch deutlich mehr im Kontext der Prozesse und der Gesamtverfahren zu tun ist. Mathias Crone ergänzte, dass er in seiner Rolle als Bürgerbeauftragter eine Erleichterung durch die Digitalisierung in seiner Arbeit wahrnimmt. Es bleibt jedoch aus seiner Sicht eine wichtige Aufgabe, auch die Älteren und nicht-digital-affinen Mitmenschen mitzunehmen und ihnen auch zukünftig Zugang zu Verwaltungsleistungen zu bieten. Im dritten Block ging es schwerpunktmäßig um die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung. Wenn es um Nutzerzentrierung geht, dann wird diese Sicht sehr häufig vergessen. Insbesondere die Pandemie hat verdeutlicht, welche Lücken hier noch zu schließen sind und welche Bedürfnisse zukünftig besser in den Blick genommen werden müssen. Ina-Maria Ubrich berichtete begeistert davon, dass sie mit ihrem Team im Energieministerium einen solchen Schritt in der letzten Legislaturperiode gewagt hat und die Mitarbeiter:innen u.a. an agile Arbeitsweisen herangeführt mit den sogenannten agilen Häppchen. Es gab eine spürbare Bewegung, die sie nun auch im neuen Ressort schaffen und sogar noch verstärken will u.a. mit einer stärkeren Bewegung mithilfe von GovTechs. Die Beteiligten auf dem Podium hatten viel Spaß und einen sehr kurzweiligen Austausch miteinander – das haben auch die Feedbacks aus dem Plenum gezeigt. Apiarista dankt dem Behördenspiegel als Veranstalter der Nordl@nder Konferenz und dem Orga-Team aus der Landesverwaltung für die fachliche Koordinierung!
Öffentliche Beschaffung – Das Innovative liegt so nah!
Für die Erhaltung unserer Zukunftsfähigkeit in Deutschland müssen sich nicht nur Wirtschaftsunternehmen, sondern auch die öffentliche Verwaltung neuen Anforderungen stellen. Trends wie die zunehmende Digitalisierung zwingen Organisationen dazu, sich mit geänderten Rahmenbedingungen auseinander zu setzen. Die Digitalisierung bringt eine bisher nicht gekannte, rasante Entwicklung mit sich, für deren Bewältigung es neben der Implementierung technischer Lösungen auch eine Weiterentwicklung der Arbeitsweisen braucht. Zudem steigen die Erwartungen der Bürger:innen und Unternehmen in Bezug auf unkomplizierte, ständig verfügbare Services und schnelle Bearbeitung. Hier sind Innovationen gefragt, sowohl in den Prozessen als auch hinsichtlich angebotener Produkte und Dienstleistungen. Die öffentliche Verwaltung wird in diesem Kontext äußerst selten als Treiber von Innovationen bezeichnet. Allerdings wird die Gruppe derer, die sich aktiv für eine Transformation, hin zu einer agilen Verwaltung einsetzt, täglich größer. Innovationen zeichnen sich vor allem dadurch aus, Bewährtes zu hinterfragen und Neues zu schaffen. Das lässt sich innerhalb bestehender Prozesse und Strukturen mit den verfügbaren Ressourcen kaum realisieren. Die öffentliche Beschaffung ist dabei ein oftmals unterschätzter Baustein, um das hier schlummernde Innovationspotential zu heben. Vielmehr verspüren sowohl Verwaltungsmitarbeiter:innen als auch Anbieter:innen eher Schmerzen, wenn es um eine öffentliche Beschaffung geht – zu kompliziert, dauert zu lange, ist zu teuer und es werden nicht die richtigen Angebote geliefert. Die Frage, wie hier ausgerechnet die Beschaffung durch öffentliche Organisationen, eingeschränkt durch Vergaberecht und Sicherheitsdenken in den Organisationen, unterstützen soll, drängt sich zunächst auf. Auch eine 2017 durchgeführte Befragung ergab, dass die Vergaberechtskonformität das am wichtigsten benannte Ziel von Beschaffungen ist. Von Innovationen also keine Spur? Im Gegenteil, es gibt gleich zwei Ansatzpunkte – den Prozess einer innovativen Beschaffung sowie die Beschaffung von Innovationen selbst. KOINNO, das „Kompetenzzentrum innovative Beschaffung“, leistet hierbei wichtige Pionierarbeit. Das Förderprojekt im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK), durchgeführt vom Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) verfolgt das Ziel, die Innovationsorientierung der öffentlichen Beschaffung dauerhaft zu stärken. Der Leitfaden „Innovative öffentliche Beschaffung“ zeigt Optionen für beide Ansatzpunkte auf. Um den Prozess der Beschaffung innovativer zu gestalten, können beispielsweise funktionale Leistungsbeschreibungen erstellt werden. Der Auftraggeber beschreibt nur den Umfang der geforderten Funktionen, jedoch keine Angaben zur (technischen) Umsetzung. Diese aufzuzeigen liegt in der Hand der Bieter:innen. Außerdem können Nebenangebote zugelassen werden, so dass die Bieter:innen in ihren Angeboten Änderungsvorschläge einreichen können. Über einen Wettbewerblichen Dialog hingegen können ausführliche Gespräche mit mehreren potenziellen Anbieter:innen genutzt werden, um beispielsweise sämtliche Informationen des Marktes in die finale Leistungsbeschreibung einfließen zu lassen. Über sogenannte Innovationspartnerschaften lassen sich sogar der Entwicklungsauftrag mit der eigentlichen Beschaffung verbinden. So können auch Aufträge über noch nicht auf dem Markt verfügbare Produkte sowie Dienstleistungen vergeben werden. Diese Verfahren sind bisher noch nicht allzu weit verbreitet, dabei geben sie Spielräume, um innovative oder neuartige Lösungen beschaffen zu können und das im Rahmen der Vergaberegeln. Es gibt also Potenzial und Möglichkeiten, die üblichen Schmerzen von Beschaffungen ein wenig zu mildern. Vertiefend dazu empfehlen wir für ausschreibende Organisationen den „Leitfaden zur innovativen öffentlichen Beschaffung“ von KOINNO. Allen potentiellen Anbieter:innen und Interessierten legen wir das „Playbook: Beschaffung für Startups und innovative KMU“ ans Herz. Außerdem laden wir herzlich ein zu den von KOINNO und Apiarista (z.B. GeScheiterWeiter SONDEREDITION zum Thema Beschaffung https://gescheiterweiter.de/) geplanten Veranstaltungen, die hier im KOINNO Veranstaltungskalender bekannt gegeben werden.
Reflexion mit dem Culture Canvas – Wer wollen wir sein?
Mit dieser Frage nach ihrer Organisationskultur beschäftigen sich gerade in Zeiten des Wandels viele Organisationen. Sowohl Institutionen aus dem öffentlichen Sektor, Konzerne, mittelständische Unternehmen als auch Startups beschäftigen sich damit, wie ihre Kultur sie durch die Zeiten des Wandels tragen kann. Keine triviale Angelegenheit, da eine Organisationskultur ein äußerst komplexes Thema ist. Die Auseinandersetzung damit ist jedoch wichtig und notwendig für eine zielgerichtete Organisationsentwicklung. Vor einigen Tagen hat sich ein schnell wachsendes Startup in einem Workshop intensiv mit seiner Organisationskultur auseinandergesetzt. Sie haben anhand unseres Culture Canvas ihre Wahrnehmung der Ist-Situation reflektiert, ihre teilweise sehr unterschiedlichen Sichten darauf miteinander geteilt und kontrovers diskutiert. Beim Blick in die Zukunft wurde die zuvor erarbeitete Vision mit der Kulturbrille reflektiert und festgestellt, dass es bereits viele positive Aspekte und Assets in den Teams gibt. Gleichzeitig wurde jedoch auch Handlungsbedarf z.B. in den Bereichen Kommunikation und Entscheidungsfindung sichtbar, um die Werte wie Wertschätzung, offener Umgang miteinander und Qualitätsorientierung in und nach der Wachstumsphase weiterhin leben zu können. In jedem Fall eine vielseitige und gewinnbringende Reflexion! Wer sich in seiner Organisation gerade mit Kulturveränderung beschäftigt, kann den Culture Canvas kostenlos auf unserer Website downloaden und einsetzen: Culture Canvas Vorlage Ergänzend ist der folgende englischsprachige Artikel mit einem Beispiel auf unserem Blog hilfreich: Agility in corporate culture – How to make culture tangible
Wie steht es um die Agilisierung der öffentlichen Verwaltung?
Die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung ist ein Herzensthema für Apiarista und deren Geschäftsführung. Daher sind wir auch sehr froh, Valerie Isabel Elss bei der Studie zur Agilität in der öffentlichen Verwaltung als Praxispartner unterstützen zu dürfen. Hier soll herausgefunden werden, wie weit die Einführung der agilen Arbeitsweisen in der öffentlichen Verwaltung realisiert sind und wie diese eingesetzt werden. Aus unserer Sicht eine sehr wichtige Studie, um empirisches Lernen in der Verwaltung zu unterstützen. Es hat uns gefreut, dass Nicole Röttger zusammen mit Valerie Elss beim Kongress des IT-Planungsrats über die Zwischenergebnisse der Studie berichten durften. Der Vortrag war ein Impulsfür die sinnvolle Agilisierung der Verwaltung.Für Nicole Röttger war es etwas Besonderes im IT-Planungsrat zu präsentieren. In Ihrer Zeit als Beraterin im Team Strategy und Transformation bei BearingPoint war eines ihrer größten Projekte der Aufbau der Strukturen des IT-Planungsrats. Mit der Grundgesetzänderung wurde nicht nur dieses wichtige Gremium ermöglicht, sondern es wurden wichtige Türen für die strategische Zusammenarbeit von Bund und Ländern im Kontext der Informationstechnologie aufgestoßen. Inzwischen ist der IT-Planungsrat etabliert und seine Strukturen institutionalisiert. Die im IT-Planungsrat vorgestellte Präsentation, kann hier eingesehen werden.