Agile Methoden und New Work sind in der öffentlichen Verwaltung noch kein Standard. Es gibt durchaus den einen oder anderen, der sich für diese Arbeitsweisen interessiert und diese auch in den Verwaltungsalltag einbinden möchte. Für den Großteil der Belegschaft sind das allerdings noch böhmische Dörfer.
Hier kann ein von uns entwickeltes Format ein guter Einstieg in das agile Arbeiten sein – die Agilen Häppchen!
Was sind die Agilen Häppchen?
Die Agilen Häppchen sind ein offenes und interaktives Workshopformat, das kurzweilig ist. Max. 2,5 Stunden dauern die Häppchen üblicherweise – so passen sie noch gut in den Arbeitsalltag. Das Format kann online oder auch physisch in der jeweiligen Verwaltung durchgeführt werden.
Ein spezifisches und verwaltungsrelevantes Thema (z.B. die Durchführung von Online Meetings oder die Umsetzung eines Projekt Kickoffs) wird entweder vor Ort oder online mit Hilfe eines digitalen Whiteboards angegangen. Das heißt, neben einem Impulsvortrag wird das Thema vor allem in kleinen Gruppen praktisch umgesetzt und geübt. Dazu gibt es danach eine Vorlage, die man am nächsten Tag gleich nutzen kann.
Was ist das Ziel der Agilen Häppchen?
Die Agilen Häppchen sollen einen Zugang für Verwaltungsmitarbeiter:innen zu neuen Arbeitsweisen liefern. Um auch möglichst viele Mitarbeiter:innen erreichen zu können, ist das Format eher niederschwellig. So kann dann sogar ein bereichsübergreifender Anfang für agile Arbeitsweisen gemacht werden.
Gleichermaßen lässt sich über die Agilen Häppchen genauer schauen, welche agilen Praktiken oder Aspekte des New Work überhaupt für eine Verwaltung funktionieren. Am Ende soll die Arbeitsweise auch einen Nutzen stiften, daher muss man über diese kleinen Schritte auch herausfinden, welche Schritte hier diese Mehrwerte liefern.
Warum sind die Agilen Häppchen so erfolgreich in der öffentlichen Verwaltung?
Die Agilen Häppchen sind in der Mecklenburger Verwaltung erfolgreich eingeführt worden. Inzwischen konnte das Format an interne Trainer:innen übergeben worden, die das Format fortführen werden.
Ein wesentlicher Schlüsselfaktor ist die Freiwilligkeit der Veranstaltung. Es sollte ein Angebot sein und keine Pflichtveranstaltung. Auf diese Weise lässt sich auch das echte Interesse an einem Format und das Interesse an neuen Ansätzen erkennen. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist der Spaß, den die Kolleg:innen im Workshop haben – dazu tragen sowohl die Gestaltung des Workshops als auch die Moderation bei. Es darf also auch gelacht werden!
Die Agilen Häppchen befassen sich mit praktischen Problemen und Lösungen. Die Themen haben für die Teilnehmer:innen ein hohes Maß an Relevanz. Selbst wenn sie sich also nicht explizit für Agilität interessieren, erhalten sie dennoch eine Lösung für den Arbeitsalltag.
Agile Häppchen als Baustein in der Transformation
Das Format der Agilen Häppchen kann genutzt werden, um einerseits effizienter zu arbeiten und ist andererseits ein wichtiger Baustein, um Interesse und Offenheit für das Neue Arbeiten und agile Methoden zu schaffen. Der Vorteil dieses Formats ist, dass es Vorurteile und Barrieren zu den neuen Methoden abbaut und eine positive Haltung damit verbindet.
Das Rezept für ein Agiles Häppchen
Damit ein Agiles Häppchen die oben beschriebene Wirkung erzeugt, braucht es mehrere Bestandteile und einen spezifischen Ablauf:
Man nehme…
Fertig ist das Agile Häppchen! Wir wünschen einen guten Appetit!
