Auf dem Weg zur modernen Organisation – von Bienen Agilität lernen
Im Namen Apiarista verbinden sich die Honigbiene Apis, Meisterin der Organisation, und Arista, das griechische Wort für Exzellenz. Von Bienen kann man so einiges lernen – auch in Fragen der Organisation. Von der Natur lernen – so lautet ein häufig gehörter Rat. Bei genauerer Betrachtung gilt diese Aussage auch für Manager. Viele Organisationen täten gut daran, sich die Arbeitsweise eines Bienenstocks als Vorbild zu nehmen. VUKA-Welt: Das Umfeld von Bienen und Organisationen Bienen sind bekannt dafür, dass sie gemeinsam Erstaunliches vollbringen können und Herausforderungen sehr effizient meistern. Insbesondere ihre Reaktionsfähigkeit auf Umweltveränderungen und ihre hocheffiziente Kommunikation beschäftigt bis heute die Wissenschaft. Moderne Organisationen bewegen sich in einem ähnlich volatilen und komplexen Umfeld. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, auf Veränderungen flexibel zu reagieren oder diese sogar aktiv zu gestalten. Geschwindigkeit Im Bienenstock ist erhebliche Reaktionsfähigkeit gefragt. Bienen müssen regelmäßig neue Futtermöglichkeiten finden, schnell auf sich ändernde Umwelt- und Wetterbedingungen reagieren, dürfen keine Ressourcen verschwenden und müssen zügig Entscheidungen treffen. In der globalisierten Geschäftswelt sieht es ähnlich aus. Organisationen müssen schneller und reaktionsfähiger werden, um im Markt und mit der Konkurrenz mithalten zu können. Die Reduktion der Zeit von der Produktidee bis zur Markteinführung ist in vielen Branchen mittlerweile überlebenswichtig. Agile Teams konzentrieren sich darauf, regelmäßig innerhalb kurzer Zeit einzelne, oft kleinere Produkte und Produkterweiterungen auf den Markt zu bringen. Dadurch können die agilen Teams Feedback vom Kunden erhalten und darauf aufbauend Verbesserungen am Produkt durchführen. So wird früh im Prozess erkannt, wie man das Produkt am besten weiterentwickelt und optimal auf den Kunden zuschneidet. Autonome Teams Die Aufgabenverteilung und Teamarbeit bei Bienen ist klar strukturiert. Jede Biene weiß genau, was sie zu tun hat, mit wem sie zusammenarbeiten muss oder wo gerade „Bienenpersonal“ gebraucht wird. Die jeweilige Aufgabe der einzelnen Biene kann sich im Laufe ihres Lebens ändern, und trotzdem weiß die Biene jederzeit darüber Bescheid, was sie wie erledigen muss. Bienen arbeiten unabhängig von Hierarchie sehr selbständig, aber immer im Sinne der „Organisationsziele“. Agile Organisationen zeichnen sich durch autonome Teams aus. Idealerweise ist dabei ein Team von Anfang bis Ende für ein Produkt verantwortlich und gibt dieses nicht irgendwann an ein anderes Team ab. Damit sie optimal arbeiten können, müssen diese Teams auf eine Vision und dazugehörige Ziele ausgerichtet sein. Daher ist eine der Hauptaufgaben von Führungskräften, ihren Teams zu vermitteln, was der Sinn ihrer Arbeit ist und welche Ziele verfolgt werden. Das Team findet dann den besten Weg, diese mithilfe ihrer verschiedenen Fachkompetenzen zu erfüllen. T-Shape: Spezialisierung und breite Qualifikation Bienen arbeiten im Team. Im Laufe ihres Lebens erwirbt die Biene unterschiedliche Kompetenzen mit temporären Schwerpunkten. So sind es beispielsweise die jungen Bienen, die sich um den Nachwuchs im Stock kümmern, wohingegen die erfahrenen Bienen eher die Pollen- und Nektarsammler außerhalb des Stocks sind. Letztlich sind sie aber in ihrem Aufgabenspektrum breit aufgestellt und können kurzfristig auch andere Aufgaben übernehmen. Außerhalb der Bienenwelt bestehen solche Teams aus Fachleuten. Diese können neben ihrer Spezialisierung auch weitere Aufgaben übernehmen und so Kollegen im Team unterstützen. Das nennt man T-Shape. Mit einer solchen Aufstellung vermeidet ein Team im Entwicklungsprozess unnötige Engpässe oder Wartezeiten aufgrund fehlender personeller Ressourcen für eine spezifische Kompetenz. Das „T“ symbolisiert dabei einerseits die Tiefe der Spezialisierung, und andererseits die breite Qualifikation. Effiziente Kommunikation Die Forschung geht davon aus, dass das effiziente Kommunikationssystem der Bienen dafür sorgt, dass alle gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten – und auch stets genau wissen, was dieses Ziel ist, z.B. ausreichend Vorrat für den Winter zu beschaffen. Im Kontext des Organisationsmanagements ist Kommunikation einer der wichtigsten, aber immer wieder am meisten unterschätzten, Faktoren im gesamten Veränderungsprozess. Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vision, Zielen und zentralen Entscheidungen müssen in die Organisation transportiert werden. Das agile Arbeiten funktioniert nur mit offener und effizienter Kommunikation. Das ist eine der größten Herausforderungen für die Organisationen, die Agilität zukünftig etablieren wollen. Der Einstieg ist nicht einfach Bienen sind noch immer nicht vollständig erforscht. Neue Erkenntnisse faszinieren uns immer wieder. Ähnlich ist es mit der Agilität. Die Agilität außerhalb von IT-Teams ist noch keine lange etablierte Disziplin. Alle Beteiligten lernen kontinuierlich, wie man Agilität immer besser anwendet. Der Einstieg in das agile Management ist nicht einfach – aber machbar. Um den Start zu erleichtern, haben wir ein Trainingsformat entwickelt, in dem man durch die Zubereitung und Perfektionierung von Mokka agiles Management nicht nur theoretisch erlernt, sondern ganz praktisch erfährt. Als Belohnung gibt es am Ende den leckeren und von unseren eigenen Bienenvölkern produzierten Apiarista-Honig.
Homeoffice Hacks – entspannter und effizienter zu Hause arbeiten
Stress im Homeoffice? Mit unserer neuen Kolumne „Homeoffice Hacks“ helfen wir Ihnen, entspannter und effizienter zu Hause zu arbeiten. Ab jetzt lesen Sie regelmäßig jeden zweiten Montag die besten Tipps – agil oder nicht – wie Sie sich ihr „Büro“ zu Hause so angenehm wie möglich gestalten können und Ihre Arbeit entspannt(er) erledigen ohne selbst erledigt zu sein. Denn das neue Jahr beginnt so turbulent wie das alte geendet hat und die Herausforderungen im Homeoffice sind geblieben. Heute dreht sich alles um einen freien Kopf… Oft ist es schwer genug, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, warten doch so viele Ablenkungen zu Hause. Da helfen unsere Homeoffice Tipps heute genau weiter… Previous slide Next slide
IT-Planungsrat bahnt den Weg für weitere Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung
„Mit seinen Beschlüssen zum länderübergreifenden Kooperationsmodell, will der IT-Planungsrat zudem den Grundstein für eine bürokratiearme Nachnutzung von OZG-Leistungen legen. Der sogenannte ‚FIT-Store‘ soll einen einheitlichen Rahmen schaffen, in dem Länder Online-Leistungen auf standardisierter vertraglicher Basis abrufen können.“ Wieder ein wichtiger Schritt auf dem Weg der Digitalen Transformation der Verwaltung.
Stand der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Unterdurchschnittlich – das ist das Fazit zu Deutschlands Stand bei der Digitalisierung von Behördendiensten. Wäre die letzten Jahre die digitale Transformation bei Verwaltungen stärker vorangetrieben worden, wäre so manches während der Coronakrise wohl leichter gewesen. Als Verfechter der digitalen Transformation hoffen wir, dass Verwaltungen ab jetzt digitaler werden und Deutschland im internationalen Vergleich aufholt!
Agile Praktiken im nicht-agilen Umfeld
Traditionelles Umfeld und agiles Arbeiten scheinen im Widerspruch zu stehen – wir sehen das anders! Uns ist noch keine Organisation begegnet, der beispielsweise eine regelmäßige Retrospektive nicht nutzt. Im Gegenteil. Regelmäßige Retrospektiven können zu einem wichtigen Baustein einer modernen Organisationsentwicklung werden – auch in nicht-agilen Organisationen. Darüber hinaus bieten solche Praktiken einen leichten Einstieg in die agile Welt für die öffentliche Verwaltung oder klassisch aufgestellte Unternehmen.Genau diese Aspekte haben wir im Impulspanel “Zukünftiges Arbeiten im Ökosystem” vom Startup Incubator Berlin mit den Teilnehmern unserer Websession besprochen.Es gab noch weitere spannende Sessions zu NewHealth, New Ways of Working und digitaler Kommunikation. Danke an die Vortragenden Prof. Dr. Susanne Völter-Mahlknecht, Luara Ferreira dos Santos, Franziska Börner-Zobel, Ronny Grossjohann, Robert Harms, Erik Wiegard, Sina Landorff und Benjamin Walslebe. Vielen Dank an Christian Gurol, Thomas Lorenz und Matthias Grytzka für die tolle Organisation!