Hoch die Tassen! – Wie mit einer Tasse der Einstieg in Agilität gelingt
Spiele sind eine wunderbare Möglichkeit, um Methoden, Themen oder Zusammenhänge zu vermitteln. Wir nutzen verschiedenste Spiele, um vor allem agile Methoden und deren Effekte daran zu veranschaulichen. Und uns fallen auch immer mal neue Varianten ein – manchmal einfach aus der Not. Wir standen in einem Projekt vor der Herausforderung, dass wir mit einer Gruppe von ca. 20 Personen einen kurzen Einstieg ins agile Arbeiten ermöglichen wollten und uns dafür technisch im Grunde nur das Videokonferenztool Webex zur Verfügung stand – also kein Online Whiteboard oder ähnliche Tools. Wir entwickelten das Spiel „Die agile Tasse“, was sich mit wenigen Mitteln umsetzen lässt und sogar noch Spaß macht. Voraussetzung ist, dass alle Teilnehmer:innen eine Tasse haben – zur Sicherheit ohne den dazugehörigen Kaffee in der Tasse – sowie Kamera und Mikrofon aktivieren. Hier nun die Anleitung für die agile Tasse: Ziel des Spiels Mit diesem Spiel sollen die Teilnehmer:innen ein Grundverständnis agiler Arbeitsweise bekommen. Dabei arbeiten die Mitspielenden zusammen, um eine sogenannte Tassenkette möglichst häufig in begrenzter Zeit umzusetzen. Anzahl der Teilnehmer Wir haben das Spiel mit 20 Personen in einer Gruppe durchgeführt und es hat funktioniert. Trotzdem empfehlen wir die Gruppengröße bei ca. 10 Personen zu belassen. Ablauf Jede mitspielende Person hat eine Tasse in der linken Hand und nimmt ihre Tasse von der linken Hand in die rechte Hand. Das machen alle nacheinander. Haben alle diesen Handwechsel vorgenommen, ergibt dies eine Runde. In begrenzter Zeit sollen möglichst viele Durchläufe geschafft werden. Eine Spielrunde besteht aus mehreren Bausteinen: Bausteine Dauer in Minuten Vor der ersten Runde erhält das Team die Möglichkeit, sich zu organisieren. Das kann die Definition von Rollen oder Abläufe umfassen; letztlich alles, was das Team für wichtig erachtet. 2′ Planung: Die Teilnehmer:innen schätzen vorab, wie viele korrekte – also vollständig durchlaufene Durchläufe – sie glauben zu schaffen. Eine korrekte Durchlauf bedeutet, dass alle Mitspielenden ihre Tasse von der linken in die rechte Hand gewechselt haben, also jede mitspielende Person einmal dran war. Dieser Handwechsel sollte gut für alle gut sichtbar sein und nacheinander ablaufen – also nicht gleichzeitig. 1′ Tassenkette: Nun kommt die Praxis. Die Durchläufe werden durchgespielt, bis die Zeit abgelaufen ist. Nach Ablauf der vorgegebenen Zeit gibt das Team bekannt, wie viele Durchläufe es geschafft hat. 2′ Retrospektive: Die Teilnehmenden besprechen miteinander, was sie im nächsten Spiel besser machen können, um mehr Durchläufe zu schaffen und ihre Planung zu optimieren. 1′ Danach geht es wieder von vorne los. Wir empfehlen mindestens 3 Runden zu spielen, damit sich merkliche Verbesserungen einstellen können. Jeder Baustein hat eine fixe Zeitvorgabe, die dem Team vorher bekannt gegeben wird. Das kann nach Teamgröße variiert werden, da größere Teams sicherlich mehr Zeit für einen Durchlauf benötigen als kleine Teams. Regeln Das Team organisiert sich selbst – so wie es auch in der agilen Arbeitsweise angelegt ist. Das heißt, es achtet auf die Zeit, moderiert sich selbst und zählt die Durchläufe. Als Coach oder Spielleiter:in schaut man daher nur, ob die Zeiten wirklich eingehalten werden und dass nicht geschummelt wird. Ansonsten greift man nicht ein. Auch wenn es am Anfang noch ein paar Fragezeichen in den Gesichtern der Mitspieler:innen gibt, bleibt es Aufgabe des Teams, Lösungen für diese Fragezeichen zu finden. Das Timeboxing wird strikt eingehalten – es gibt keine Zeitverlängerungen. Spielvarianten Grundsätzlich empfehlen wir vorab ein Warmup, der idealerweise mit Tassen zu tun hat. Bei größeren Teams mit mehr als zehn Personen, kann man auch in zwei Teams gespielt werden. Reflektion Je nachdem wie das Spiel eingesetzt wird, sollten die Mitspielenden ausreichend Zeit bekommen, um über ihre Erfahrungen im Spiel, Agilität bzw. eine spezifische agile Methode und ihrer Arbeitsrealität zu reflektieren. Die Wirkung Wir haben das Spiel das erste Mal in der öffentlichen Verwaltung durchgeführt. Obwohl Agilität in vielen öffentlichen Verwaltungen noch am Anfang steht, war es ein durchschlagender Erfolg. Neben dem Verständnis für Agilität haben die Teilnehmenden instinktiv agile Werte und Prinzipien beherzigt, um das Spiel zu meistern. Beispielsweise war aufgrund der knappen Zeit die Fokussierung sehr hoch und die Kommunikation sehr effizient.
Agile Transformation: Sprache als Brücke nutzen
Wir sprechen in der agilen Community häufig über Unternehmen, die schon mindestens die ersten Schritte der Agilisierung bzw. ins agile Arbeiten getan haben. Doch wie ist es, wenn Organisationen ganz am Anfang ihrer Reise in die digitale Transformation stehen? Wenn englische Fachbegriffe und in der agilen Welt typische Buzzwords außerdem keine Selbstverständlichkeit und nicht Teil der alltäglichen Arbeitssprache sind? Eine nicht ungewöhnliche Situation in vielen Unternehmen, die agile Arbeitsmethoden außerhalb der IT einführen möchten – aber auch in der öffentlichen Verwaltung nicht selten der Fall. Was passiert wohl, wenn man als Agile Coach in solchen Organisationen den Vorschlag macht, „Fuck Up Nights“ einzuführen? Oder wenn man Learnings in einer Retro als Lean Coffee Session in einem Social Space reflektieren will und das am besten noch mit einem Warmup oder Energizer kombinieren will? Sicher führt das zu einigen Missverständnissen… Hier einige Tipps zum Umgang mit Sprache, um diese zu vermeiden: 1. Nicht gleich mit Buzzwords einsteigen Es ist mehr als ungünstig mit einem Team, das kaum bis kein Englisch in der Arbeitssprache nutzt und nur agile Neulinge hat, gleich mit einer Buzzword-Attacke anzufangen. Und vor allem sollte man den Einstieg nicht auch noch damit abrunden, indem man dem Team erklärt, dass es bisher nur schlecht gearbeitet bzw. alles falsch gemacht hat. Das erschwert den Einstieg erheblich. 2. Finden Sie den geeigneten Startpunkt Bei einem Transformationsprozess wie der der Umstellung auf agile Arbeitsweisen ist es wichtig, sich erst einmal Gedanken über den geeigneten Startpunkt zu machen. Hier braucht es die Auseinandersetzung damit, wo die Teams und die Organisation als solche steht. Dabei ist es sinnvoll, auch einen Blick auf das Element Sprache zu werfen. Ist Englisch den Mitarbeitern fremd oder ist Agilität zwar Neuland, aber die genutzten Fachbegriffe nicht weit weg von der eigenen Sprachwelt? Je weiter die Teams sprachlich in einer anderen Welt leben, braucht es erst einmal eine Sensibilisierung – eine Heranführung an diese neue Welt. Die Sprache soll dabei nicht als Barriere wahrgenommen werden, weshalb es ein gewisses Fingerspitzengefühl braucht. 3. Gehen Sie realistisch an die Transformation heran Nicht alle Mitarbeiter sind auf dem exakt gleichen Stand. In einer Organisation hatten wir in einem Team sowohl Mitarbeiter:innen, die weder agile Arbeitsweisen kannten noch Englisch beherrschten als auch Kolleg:innen, die bereits in agilen Teams gearbeitet haben. Das brachte schon in einem einzigen Team einige Verständnisschwierigkeiten. In Organisationen, die am Anfang stehen, muss man zunächst davon ausgehen, dass es wenig bis kaum Vorwissen existiert. Wenn man am Anfang zu viel will und die Menschen fachlich und emotional überfordert, dann wird im Zweifel auf diese Weise potentielle Akzeptanz für Agilität bzw. Veränderung verbrannt. Hier sollte man einfach Stück für Stück und im Tempo der Organisation vorgehen. 4. Entwickeln Sie die neuen Begriffe gemeinsam weiter Auch wenn man sich am Startpunkt orientiert, bedeutet es nicht, dass man die Sprache nicht hin zum agilen „Sprech“ weiterentwickelt. Das sollte man jedoch nicht im stillen Kämmerlein tun. Hier macht es viel mehr Sinn, in der Organisation den Raum zu schaffen, in dem nach passenden Begriffen geschaut wird und man darüber in den Austausch geht, welcher Begriff verständlich ist und welcher vor allem zur Organisation passt. Dadurch werden die Menschen sinnvoll mit eingebunden und es schafft auch gleich höhere Akzeptanz für die neuen Begriffe und ermöglicht eine niederschwellige Auseinandersetzung mit der neuen agilen Welt. 5. Schaffen Sie ein interaktives Wörterbuch Bei Organisationen, die am Anfang ihrer agilen Reise stehen, machen häufig in Workshops die Erfahrung, dass Wörterbücher oder wie wir es nennen „agil-deutsch; deutsch-agil“ sehr hilfreich sind, wenn man es richtig angeht. Entscheidend ist, dass es einen offenen Umgang mit unbekannten Begriffen gibt. Gleichzeitig wird hier nicht nur Text, sondern auch Sketchnotes verwendet. Zu den wichtigen Begriffen kann sich auch eine Anekdote gesellen. Das führt dazu, dass man die Begriffe schnell versteht und sich diese deutlich besser merken kann. 6. Es darf Spaß machen Transformationen sind für alle Beteiligten nicht einfach. Und wenn sprachliche Welten aufeinanderprallen, sind Irritationen unvermeidbar. Hier ist es wichtig, mit Ernsthaftigkeit bei der Sache zu sein, aber gleichzeitig eine Portion Lockerheit und Humor mitzubringen. Die Sprache ist natürlich nicht der einzige Aspekt, der eine Bedeutung für den hoffentlich erfolgreichen Verlauf eines Transformationsprozesses hat. Aber sie ist tatsächlich ein sehr unterschätztes und dabei sehr mächtiges Instrument, welches bei umsichtigem Umgang einen sehr wertvollen Beitrag in der Wahrnehmung der Veränderung spielen kann. Haben Sie eine Anekdote oder eine Geschichte aus Ihrem Arbeitsalltag, in der die Sprache ein Schlüsselelement war? Dann lassen Sie uns gern daran teilhaben! Und wenn Sie ergänzende Fragen haben, nehmen Sie gern direkt Kontakt zu uns unter info@apiarista.de auf. Noch mehr zur digitalen Transformation und sprachlichen Missverständnissen? Laden Sie sich hier die gesamte Präsentation zum Thema herunter Jetzt downloaden
Mit dem Retroboard effektive Retrospektiven abhalten
Effektive Retrospektiven – So werden Sie kontinuierlich besser! Kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung sind für den Teamerfolg entscheidend. Mit unserem Retroboard kann vor allem der Einstieg in Retrospektiven gut gelingen. Wie Sie eine Retrospektive mit dem Retroboard optimal gestalten, erklären wir in unserem aktuellen Artikel für das projektmagazin!
6 Tipps für Moderatoren der Retrospektive
Retrospektiven sind eine beliebte Praktik aus dem agilen Werkzeugkasten. Sie dient dazu, die Zusammenarbeit in einem Team – dabei ist es egal, ob es sich um ein agiles oder nicht-agiles Team handelt – durch Reflexion und kleine Maßnahmen zu verbessern. Anleitungen dazu gibt es viele, doch kommt in unseren Workshops, die wir zu diesem Thema durchführen, eine Frage regelmäßig auf: Wie moderiert man eine Retrospektive erfolgreich? Wir haben Tipps dazu in einer kurzen Übersicht zusammengefasst – damit Sie Ihre nächste Retrospektive reibungslos meistern. 1. Fokus behalten. Gerade bei mehreren Teilnehmern ist es leicht, vom Thema abzudriften. Eine Retrospektive kann bis zu drei Stunden dauern. Halten Sie sich das Ziel des Meetings vor Augen! Und das ist wörtlich gemeint: Nutzen Sie das Retroboard als visuelle Unterstützung und Leitfaden für die Retrospektive. Damit fällt es Ihnen leichter, den Fokus zu behalten. 2. Zeitmanagement. Gutes Zeitmanagement schafft Effizienz. Das gilt nicht nur für die Retrospektive selbst, sondern auch für die dort beschlossenen Maßnahmen. Entschließen Sie sich zur Durchführung ausgewählter, erfolgsversprechender Maßnahmen, und nehmen Sie sich nur so viele Maßnahmen vor, wie Sie tatsächlich umsetzen können. Lieber wenige anfangen und dafür alles abschließen, als viel anfangen und gar nichts abschließen. 3. Der richtige Ton. Freundlich und respektvoll im Umgang zu sein, sollte eine Verständlichkeit sein. Der Moderator muss aber auch hart in der Sache bleiben, sonst geht der Effekt der Retrospektive – gezielte Verbesserung der Zusammenarbeit – verloren. 4. Konstruktive Diskussionen anregen. Wer lauter ist, hat nicht automatisch Recht, und sollte nicht mit mehr Redezeit dafür belohnt werden. Schuldzuweisungen jeglicher Art sind sofort zu unterbinden. Konstruktive Diskussionen hingegen sind förderlich, und der Moderator sollte diese anregen, falls sie nicht von alleine zustande kommen. 5. Warmups. Retrospektiven sollen in angenehmer und vertrauensvoller Atmosphäre erfolgen. Es geht jedoch um sehr ernste und zum Teil auch sehr persönliche Inhalte. Warm-Ups sind dafür eine tolle Grundlage, die alle Teilnehmer entspannter in die Retrospektive starten lassen. Es ist nicht verkehrt, wenn über die Warm-Ups alle schon einmal gelacht haben (Beispiel). 6. Vorbereitung. Die Moderatorenrolle endet nicht mit der Retrospektive. Die Teilnehmer müssen vorbereitet werden. Ein Moderator erfüllt dabei auch die Funktion eines Coaches. Das heißt konkret: Suchen Sie Einzelgespräche mit den Teilnehmern der Retrospektive, ermuntern Sie sie, besondere Aspekte während der Retrospektive vorzutragen und sich einzubringen. Mit nur wenigen Anpassungen lassen sich Retrospektiven leicht digital durchführen. Sind Sie der Moderator von Retrospektiven und haben weitere Fragen? Schicken Sie uns eine Mail an info@www.apiarista.de!
Scaling Agile Summit 2020 – Eine Rückschau
Zwei spannende Tage der Scaling Agile Summit 2020 sind schon wieder vorbei. Eine gelungene Veranstaltung mit einem abwechslungsreichen Programm! Wir konnten uns zudem in der Gathertown in digitalem Netzwerken üben. Wir haben auch ein paar neue Begriffe und Phrasen aufgeschnappt: ScrumTaliban; die drei lebenswichtigen B’s – Bier, BBQ, Bowling; Scale by GMV (gesunder Menschenverstand); Skalieren mit Herz; SAFe-Big Picture = Wimmelbild für Manager… Kompliment an das Programmkomitee Dr. Anna van Dillen, Juliane Pilster, Stefan Willuda für die gelungene Auswahl der Vorträge z.B. von Dominik Maximini, Simon Klaiber, Andreas Ulrich (DB Systel GmbH), Christoph Piotrowski (catworkx), Stefan Barth (tarent solutions GmbH) und Stefano Sostak (solarisBank AG). Dank an Softwareforen Leipzig GmbH und Pauline Siegl und Denise Kaetzel für die Organisation und Betreuung.
