Agile Transformation: Sprache als Brücke nutzen

Wir sprechen in der agilen Community häufig über Unternehmen, die schon mindestens die ersten Schritte der Agilisierung bzw. ins agile Arbeiten getan haben. Doch wie ist es, wenn Organisationen ganz am Anfang ihrer Reise in die digitale Transformation stehen? Wenn englische Fachbegriffe und in der agilen Welt typische Buzzwords außerdem keine Selbstverständlichkeit und nicht Teil der alltäglichen Arbeitssprache sind? Eine nicht ungewöhnliche Situation in vielen Unternehmen, die agile Arbeitsmethoden außerhalb der IT einführen möchten – aber auch in der öffentlichen Verwaltung nicht selten der Fall. Was passiert wohl, wenn man als Agile Coach in solchen Organisationen den Vorschlag macht, „Fuck Up Nights“ einzuführen? Oder wenn man Learnings in einer Retro als Lean Coffee Session in einem Social Space reflektieren will und das am besten noch mit einem Warmup oder Energizer kombinieren will?  Sicher führt das zu einigen Missverständnissen… Hier einige Tipps zum Umgang mit Sprache, um diese zu vermeiden:

1. Nicht gleich mit Buzzwords einsteigen

Es ist mehr als ungünstig mit einem Team, das kaum bis kein Englisch in der Arbeitssprache nutzt und nur agile Neulinge hat, gleich mit einer Buzzword-Attacke anzufangen. Und vor allem sollte man den Einstieg nicht auch noch damit abrunden, indem man dem Team erklärt, dass es bisher nur schlecht gearbeitet bzw. alles falsch gemacht hat. Das erschwert den Einstieg erheblich.

2. Finden Sie den geeigneten Startpunkt

Bei einem Transformationsprozess wie der der Umstellung auf agile Arbeitsweisen ist es wichtig, sich erst einmal Gedanken über den geeigneten Startpunkt zu machen. Hier braucht es die Auseinandersetzung damit, wo die Teams und die Organisation als solche steht. Dabei ist es sinnvoll, auch einen Blick auf das Element Sprache zu werfen. Ist Englisch den Mitarbeitern fremd oder ist Agilität zwar Neuland, aber die genutzten Fachbegriffe nicht weit weg von der eigenen Sprachwelt? Je weiter die Teams sprachlich in einer anderen Welt leben, braucht es erst einmal eine Sensibilisierung – eine Heranführung an diese neue Welt. Die Sprache soll dabei nicht als Barriere wahrgenommen werden, weshalb es ein gewisses Fingerspitzengefühl braucht.

3. Gehen Sie realistisch an die Transformation heran

Nicht alle Mitarbeiter sind auf dem exakt gleichen Stand. In einer Organisation hatten wir  in einem Team sowohl Mitarbeiter:innen, die weder agile Arbeitsweisen kannten noch Englisch beherrschten als auch Kolleg:innen, die bereits in agilen Teams gearbeitet haben. Das brachte schon in einem einzigen Team einige Verständnisschwierigkeiten. In Organisationen, die am Anfang stehen, muss man zunächst davon ausgehen, dass es wenig bis kaum Vorwissen existiert. Wenn man am Anfang zu viel will und die Menschen fachlich und emotional überfordert, dann wird im Zweifel auf diese Weise potentielle Akzeptanz für Agilität bzw. Veränderung verbrannt. Hier sollte man einfach Stück für Stück und im Tempo der Organisation vorgehen.

4. Entwickeln Sie die neuen Begriffe gemeinsam weiter

Auch wenn man sich am Startpunkt orientiert, bedeutet es nicht, dass man die Sprache nicht hin zum agilen „Sprech“ weiterentwickelt. Das sollte man jedoch nicht im stillen Kämmerlein tun. Hier macht es viel mehr Sinn, in der Organisation den Raum zu schaffen, in dem nach passenden Begriffen geschaut wird und man darüber in den Austausch geht, welcher Begriff verständlich ist und welcher vor allem zur Organisation passt. Dadurch werden die Menschen sinnvoll mit eingebunden und es schafft auch gleich höhere Akzeptanz für die neuen Begriffe und ermöglicht eine niederschwellige Auseinandersetzung mit der neuen agilen Welt.

5. Schaffen Sie ein interaktives Wörterbuch

Bei Organisationen, die am Anfang ihrer agilen Reise stehen, machen häufig in Workshops die Erfahrung, dass Wörterbücher oder wie wir es nennen „agil-deutsch; deutsch-agil“ sehr hilfreich sind, wenn man es richtig angeht. Entscheidend ist, dass es einen offenen Umgang mit unbekannten Begriffen gibt. Gleichzeitig wird hier nicht nur Text, sondern auch Sketchnotes verwendet. Zu den wichtigen Begriffen kann sich auch eine Anekdote gesellen. Das führt dazu, dass man die Begriffe schnell versteht und sich diese deutlich besser merken kann.

6. Es darf Spaß machen

Transformationen sind für alle Beteiligten nicht einfach. Und wenn sprachliche Welten aufeinanderprallen, sind Irritationen unvermeidbar. Hier ist es wichtig, mit Ernsthaftigkeit bei der Sache zu sein, aber gleichzeitig eine Portion Lockerheit und Humor mitzubringen. Die Sprache ist natürlich nicht der einzige Aspekt, der eine Bedeutung für den hoffentlich erfolgreichen Verlauf eines Transformationsprozesses hat. Aber sie ist tatsächlich ein sehr unterschätztes und dabei sehr mächtiges Instrument, welches bei umsichtigem Umgang einen sehr wertvollen Beitrag in der Wahrnehmung der Veränderung spielen kann. Haben Sie eine Anekdote oder eine Geschichte aus Ihrem Arbeitsalltag, in der die Sprache ein Schlüsselelement war? Dann lassen Sie uns gern daran teilhaben! Und wenn Sie ergänzende Fragen haben, nehmen Sie gern direkt Kontakt zu uns unter info@apiarista.de auf.

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