Woran bemisst sich, ob eine Veranstaltung gelungen ist?
Die Teilnehmer strahlen am Ende immer noch, die Teilnehmer:innenzahl bleibt konstant hoch und die Feedbacks sind voll des Lobes. Genau dieses Ergebnis lässt sich für die Konferenz „Agil statt Aktenberg“ festhalten. Diese fand am 3. Juni 2021 statt – hauptsächlich online. Es war eine Veranstaltung mit dem Fokus auf „New Work“ bzw. „Neues Arbeiten“, die ausschließlich für Mitarbeiter:innen der Verwaltungen des ganzen Landes offen stand.
Staatssekretärin Ina-Maria Ulbrich hat als CIO des Landes die Aufgabe, die Zusammenarbeit der Ressorts in Sachen IT zu befördern und die Digitalisierung der Verwaltung des Landes voranzubringen. Insofern passte die Idee einer Konferenz für die Verwaltungen im Land M-V zu dieser Ausrichtung.
Was war das Ziel der Konferenz „Agil statt Aktenberg“?
Wie in vielen anderen Bundesländern in Mecklenburg-Vorpommern ist die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung eine Herausforderung und eine ressortübergreifende Aufgabe. Neue Arbeitsweisen werden gebraucht und erste Behörden nehmen diesen Faden auf. Die Konferenz sollte einen Ankerpunkt bilden, um die Notwendigkeit für ein Umdenken in der Verwaltung zu zeigen und neue Wege der Verwaltungsarbeit aufzuzeigen.
Die Konferenz „Agil statt Aktenberg“ sollte insbesondere die Veränderungsinteressierten ansprechen – diejenigen, die sich für neue Wege interessieren. Fachliche Impulse, die inspirieren und den Austausch in den verschiedenen Ressorts weiterbefördern, sowie praktische Workshops sollten dazu motivieren, die Veränderung der Verwaltung mitzugestalten. Darüber hinaus sollte eine ressortübergreifender Vernetzung angeregt werden, damit Kräfte gezielt gebündelt werden können.
Welche Themen spielten eine Rolle in der Veranstaltung?
Die inhaltliche Klammer bildete das Thema New Work. Jan-Ole Beyer aus der Innovationseinheit im Bundesinnenministerium berichtete von seinen Erfahrungen auf Bundesebene in Bezug auf innovative Ansätze und agile Methoden. Dabei wies er mehrfach darauf hin, dass Verwaltung und agile Methoden durchaus zusammenpassen, jedoch braucht es den passenden Mix und den kann eine Behörde für sich nur durch Ausprobieren finden. Das war der ideale Einstieg für die weiteren Sessions.
Staatssekretärin Ina-Maria Ulbrich führte in Ihrem Vortrag dazu aus, was das neue Arbeiten für sie und das Energieministerium in Mecklenburg-Vorpommern bedeutet. Hier wird bereits mit neuen Methoden gearbeitet und die Veränderung der Organisationskultur mit neuen Formaten angeregt. Franziska Schäfer, Referentin im Bereich Digitalisierung im Energieministerium M-V, führte zu ihren Erfahrungen mit der Nutzerzentrierung beim Otto-Konzern aus und was die öffentliche Verwaltung daraus ableiten kann.
Alle Vorträge hatten interaktive Bestandteile, in denen die Teilnehmer Ihre Meinung zu verschieden Aspekte der Vorträge über das Tool Mentimeter äußern konnten. Darüber hinaus gab es Raum für die vielen Fragen des Publikums.
Parallel liefen 2 praktische Workshops. Es gab eine Einführung in das Arbeiten mit einem Online Whiteboard sowie einen praktischen Einstieg in das agile Arbeiten. Online Whiteboards sind ein sehr hilfreiches Online-Instrument zur Zusammenarbeit – auch wenn Personen nicht am gleichen Ort sind. Die Teilnehmer haben sich an einem Online Whiteboard praktisch ausprobiert.
Beim praktischen Einstieg in das agile Arbeiten haben die Teilnehmer über das Spiel „Agile Tasse“ ganz praktisch erfahren wie ein selbstorganisiertes, agiles Team funktioniert.
Zu welchem Ergebnis ist man gekommen?
Die Feedbacks und Kommentare der Teilnehmer:innen zeigten, dass diese Konferenz ein wichtiges Signal gesetzt hat. In Sachen Nutzerzentrierung gibt es in der Verwaltung noch einiges aufzuholen. Ebenso müssen die Freiräume in der Verwaltungsarbeit geschaffen werden, um das neue Arbeiten ernsthaft voranzutreiben. Insbesondere der Abbau von hierarchischem Denken und die Weiterentwicklung der Organisationsstrukturen gehören zu den umfangreicheren Themen, die angegangen werden müssen. Ein erster praktischer Schritt war die Initiierung eines Netzwerks in Mecklenburg-Vorpommern, in dem sich die Gestalter:innen der Behörden des gesamten Landes austauschen und neue Ideen für die moderne Verwaltung im Land entwickeln können.
Wir als Apiarista sind mehr als stolz, dass wir diese wichtigen Schritte mit der Landesverwaltung gehen durften und dass wir mit unseren Ideen und unserer Erfahrung auch etwas bewegen konnten. Wir haben nicht nur die Konferenz konzeptionell, organisatorisch und in der Moderation der Konferenz, sondern auch die ersten wichtigen Schritte in der Landesverwaltung in Mecklenburg-Vorpommern mit neuen Formaten, erfolgreichen Design Sprints und angepassten Methoden für die Verwaltungspraxis begleiten dürfen. Wir konnten zeigen, welches Potenzial in einer Verwaltung steckt und welche Energie erst einmal freigesetzt wird, wenn Verwaltungsmitarbeiter:innen den notwendigen Raum für diese Dinge bekommen. Wir wünschen uns, dass diesem Vorbild noch viele andere Verwaltungen folgen!
