Wirkungsvolle Workshops – ein Plädoyer für sensationelle Vorbereitung und Moderation

Viele Themen lassen sich in der heutigen Zeit nicht mehr durch einzelne Personen abdecken. Zu viele einzelne Bausteine sind erforderlich, um die komplexen Herausforderungen zu meistern. Soll gemeinsam etwas Neues erarbeitet werden, wird daher oft zu einem Workshop eingeladen.

Ein optimal geplanter Workshop verläuft aus Sicht der Teilnehmer:innen in etwa folgendermaßen: Bereits in der Einladung sind alle relevanten Informationen für eine gute Vorbereitung enthalten. Während des Workshops setzt sich die klare Struktur fort und eine Moderation führt leicht und locker durch die Veranstaltung. Die gemeinsam erarbeiteten und visuell festgehaltenen Ergebnisse bilden den Konsens der Teilnehmer:innen ab und die nächsten Schritte wurden festgelegt, inkl. der Verantwortlichen für die Umsetzung. Alle verlassen den Workshop mit dem Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben und sind sich über die nächsten Schritte im Klaren.

Dass dies in der Praxis jedoch leider keine Selbstverständlichkeit ist und eine umfassende und gründliche Vorbereitung erfordert, erfahren viele von uns regelmäßig. Auch wenn Workshops zu den unterschiedlichsten Aufgabenstellungen und mit den verschiedensten Teilnehmergruppen durchgeführt werden, gibt es Grundlagen, die sich auf alle Workshops anwenden lassen.

Wir haben zur Orientierung einen Workshop Canvas entwickelt, der die drei Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung umfasst.

Allgemeine Merkmale eines Canvas

Der Workshop Canvas funktioniert nach dem sogenannten Canvas-Prinzip:

Wertvolle Ressourcen der Teilnehmenden optimal nutzen

Um die wertvollen Ressourcen der Beteiligten zielgerichtet einzusetzen, ist eine umfassende Vorbereitung erforderlich. Ein Workshop bindet viele wertvolle Ressourcen, daher sollten diese zielgerichtet eingesetzt werden. Dies wird durch eine umfassende Vorbereitung sichergestellt.

Die neun Themenblöcke des Canvas umfassen die relevanten inhaltlichen Fragestellungen. Während der Befüllung lassen sich die Anforderungen in den einzelnen Blöcken immer wieder miteinander abgleichen und so Widersprüche aufdecken. So ergibt sich ein inhaltlich in sich geschlossenes Bild, das in einen reibungslosen Ablauf übertragen werden kann.

Die konkrete organisatorische Umsetzung, wie etwas Raumauswahl und -vorbereitung, Materialbeschaffung und die Planung von Pausen und Catering sind in dem Canvas nicht enthalten. (Hierzu könnten wir noch eine Checkliste erstellen, ggf. aufgeteilt nach online und vor Ort).

Bausteine des Workshop Canvas 

Neben Feldern für den Titel des Workshops sowie Datum, Ort und Dauer besteht der Workshops Canvas aus neun Bausteinen. Das Befüllen der einzelnen Blöcke folgt keiner zwingenden Reihenfolge, sondern ist vielmehr ein iterativer Prozess. Dennoch empfiehlt es sich, mit der „Zielstellung des Workshops“ sowie dem „Gewünschten Ergebnis“ zu starten.

Nach jeder Befüllung eines weiteren Bausteins sollte ein kurzer Quercheck durchgeführt werden, um Widersprüche auszuschließen und bei Bedarf nachjustieren zu können.

  • Zielstellung des Workshops

    Der Anlass für einen Workshop ist oft das Aufdecken eines Problems oder die Lösung einer Herausforderung. Daraus lässt sich gut die Motivation für den Workshop ableiten. Je konkreter diese formuliert und eingegrenzt werden kann, umso effektiver kann die Vorbereitung umgesetzt werden. Die Workshop-Gestaltung kann bereits durch die Zielstellung sehr unterschiedlich ausfallen.

  • Gewünschtes Ergebnis

    Dieser Baustein dient dazu, das Wunschergebnisses konkret festzulegen, ohne dabei inhaltlich vorzugreifen. Ist die Zielstellung des Workshops z.B., „neue Produktideen zu entwickeln“, könnte das gewünschte Ergebnis lauten „3 konkrete und durch die Teilnehmenden priorisierte Produktideen, die im Nachgang weiter detailliert und getestet werden können“. In Einzelfällen kann es sein, dass die konkreten Ergebniswünsche erst zu Beginn des Workshops mit allen Teilnehmenden festgelegt werden. Dies erfordert jedoch eine deutlich höhere Moderationskompetenz, da Ablauf und Methoden ggf. sehr kurzfristig angepasst werden müssen. In jedem Fall sollte das gewünschte Ergebnis so eindeutig und messbar formuliert werden, dass die Zielerreichung überprüft werden kann.

  • Beteiligte und ihr Beitrag

    Aus der Zielstellung und dem gewünschten Ergebnis lässt sich ableiten, welche Beteiligte unverzichtbar sind und welchen Beitrag sie jeweils leisten können, um das Ziel zu erreichen. Welches Know-How wird für die Arbeit im Workshop benötigt, welches Fachwissen ist darüber hinaus erforderlich? Müssen alle Beteiligten die ganze Zeit anwesend sein oder können sie ihr Wissen in Form eines Fachimpulses einbringen? Sollen im Workshop bereits verbindliche Entscheidungen getroffen werden und wer besitzt die notwendige Kompetenz hierfür? Welche Rollen müssen zwingend besetzt sein, so dass ggf. gleich Stellvertretende mit eingeladen werden? Hat ein Workshop keinen Informationscharakter, sollten nur Personen eingeladenen werden, die einen aktiven Beitrag liefern können.

  • Ablauf + Methoden

    Der Ablauf und die Methoden richten sich einerseits nach den inhaltlichen und fachlichen Fragestellungen, aber auch nach dem Kreis der Teilnehmenden. Für die Konzeption des Ablaufs sind beispielsweise Fragen nach den zu erarbeitenden Inhalten oder dem Wissensstand der Beteiligten zu Beginn der Veranstaltung valide.

    Für jeden Agendapunkt wird eine Methode festgelegt, die Art und Weise des Vorgehens definiert, um die Zielerreichung sicherzustellen. Gleichzeitig ist der Methodeneinsatz eines der wichtigsten Moderationsinstrumente. Wie können alle gleichermaßen beteiligt werden? Wie werden die Aufmerksamkeit und Energie der Beteiligten gleichmäßig hochgehalten? Und nicht zu vergessen, wann braucht es Pausen und ist ein Rahmenprogramm sinnvoll.

  • Material + Tools

    Welche Materialien und Tools es zur Unterstützung braucht, lässt sich einerseits daraus ableiten, ob ein Workshop online oder vor Ort durchgeführt wird. Andererseits haben Ablauf und Methoden direkten Einfluss darauf. Ist ein Brainwriting geplant, sollte vor Ort ausreichend Post It’s oder Moderationskarten und Stifte bereitliegen. Bei einem online durchgeführten Workshop sind Lizenzen für unterstützende Tools zu klären und ggf. Schulungen/Einweisungen der Teilnehmenden erforderlich.

  • Rollen

    In diesem Baustein sind vor allem die Rollen der Durchführung des Workshops gemeint. Je nach Gruppengröße sind ein bis zwei Moderator:innen sinnvoll, die bereits in die Planung, insbesondere von Ablauf und Methoden, eingebunden worden sind. Bei großen Gruppen empfiehlt sich je nach Aufgabenstellung die Arbeit in Kleingruppen. Diese sollten ebenfalls moderiert werden. Dies können Teilnehmende sicherstellen, die aber je nach Moderationserfahrung und Komplexität der Aufgabe vorab gebrieft werden sollten. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Rollen wie z.B. „Timekeeper“, „Schreiber:in“ oder “Beobachter:in” zu vergeben.

  • Dokumentation

    Bereits in der Vorbereitung kann die Art der Dokumentation festgelegt werden. Reicht ein Fotoprotokoll bzw. die Bereitstellung eines PDF der Ergebnisse bei einem Online-Workshop? Oder ist ein Protokoll in einem definierten Format erforderlich? Darüber lässt sich auch planen, ob und in welcher Form die Dokumentation bereits parallel zum Workshop erstellt werden kann. Das vermindert einerseits den Umfang der Nachbereitung und, sofern die Dokumentation für alle Beteiligten sichtbar erfolgt, sollten anschließend auch keine Korrekturen mehr erforderlich sein.

  • Nächste Schritte

    Wie es nach dem Workshop weitergeht, kann teilweise bereits in der Vorbereitung definiert werden. Ist dies nicht der Fall bzw. zur Konkretisierung der Aufgaben ist im Workshop darauf zu achten, dass ausreichend Zeit für die gemeinsame Definition der nächsten Schritte eingeplant ist und auch tatsächlich zur Verfügung steht. Die Zuordnung der Aufgaben zu Verantwortlichen gewährleistet zudem die Umsetzung.

  • Außerhalb des Fokus

    Den Ausschluss von Themen kennen viele eher aus dem Projektmanagement. Für die Planung eines Workshops ist es aber genauso wichtig, die begrenzte Zeit bestmöglich einzusetzen und über die gesamte Dauer den Fokus der Teilnehmenden auf der Zielstellung zu halten. Oftmals hilft es, mit einem für alle einsehbaren Themenspeicher zu arbeiten. So werden z.B. ausgeschlossene Themen nicht wiederholt eingebracht bzw. können Diskussionen dazu mit dem Hinweis auf den Themenspeicher schnell beendet werden.

Fazit

Mit einem vollständig ausgefüllten und vor allem in sich widerspruchsfreiem Workshop Canvas legt man das Fundament für einen gelungenen Workshop – sowohl in fachlicher als auch in methodischer Hinsicht. Noch nicht berücksichtigt sind zu diesem Zeitpunkt sämtliche organisatorischen Details sowie die detaillierte Ablaufplanung und Vorbereitung der Moderation. Gerade zweiteres kann ein auf die Minute genau geplanter Ablauf sein sowie bei mehreren Moderator:innen die Festlegung, wer welchen Part übernimmt.

Und wenn sich das für die Teilnehmenden während des Workshops locker und leicht und nicht wie ein Korsett anfühlt, gleichzeitig konkrete Ergebnisse erarbeitet werden und alle Beteiligten die Veranstaltung in guter Stimmung gemeinsam ausklingen lassen, dann wird klar, was gute Vorbereitung und Moderation bewirken können.

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