5 Erfolgsfaktoren für die moderne Verwaltung

Bürger und Unternehmen erwarten, dass Verwaltungsleistungen digital sind. Diese digitalen Services müssen einfach zu finden und zu nutzen sein. Es wird beispielsweise erwartet, dass Formulare verständlich und intuitiv zu bedienen sind. 

Die öffentliche Verwaltung hat sich diesbezüglich einen unnötig schlechten Ruf erarbeitet. Es heißt, sie sei zu langsam, ineffizient, unzeitgemäß und orientiere sich nicht an den Bedürfnissen der Bürger und Unternehmen, denen sie dient.

Dieser Eindruck ist ohne Frage einseitig.

Viele Verfahren der öffentlichen Verwaltung laufen reibungslos und unaufgeregt ab. Allerdings entsprechen eine Reihe von Fachverfahren nicht den Ansprüchen der Bürger. Diese erwarten digitale Dienste mit kundenzentrierten Prozessen und nutzerfreundlichem Design, welche mit Smartphones nutzbar sind. Lange Wartezeiten und Papier-basierte Prozesse spiegeln aber eher die Realität wider. Weiterhin sind oft mehrere Behördengänge nötig, bis jeder Aspekt einer einzigen Fragestellung geklärt ist.

Wenn Sie Ihre Verwaltung in eine bürgerzentrierte, moderne Organisation verwandeln wollen, dann sind die nachfolgenden Erfolgsfaktoren eine gute Orientierung:

1. Bürgerzentrierung first!

Öffentliche Verwaltung braucht nutzerzentrierte digitale Angebote, die Verfahren für den Bürger vereinfachen.

Services müssen vom Nutzer – also vom Bürger – gedacht werden. Auf diese Weise verlieren sie nach außen an Komplexität. Diese nutzerzentrierten Services sind sehr auf den wesentlichen Zweck fokussiert und reduzieren erhebliche Zugangsbarrieren.

Ohne die Einbeziehung der Nutzer in Konzeption und Entwicklung wird das jedoch nicht funktionieren. Neben der Lebenssituation eines Nutzers müssen auch konkrete Erwartungen oder Wünsche, sowie das verwendete Endgerät in die Überlegungen einfließen.

Im Austausch mit Kommunalvertretern und Bürgermeistern zum Thema bürgernahe Verwaltung und digitales Rathaus per Smartphone erleben wir regelmäßig, dass der Bedarf erkannt wird. Es warten nur alle darauf, dass die Modernisierung der Verwaltung von anderen konsequent angegangen wird.

2. Mehr Querdenker, Servant Leader und Manager in die Verwaltung!

Verwaltungen funktionieren nicht wie Unternehmen. Sie erfüllen öffentliche Aufgaben und führen Gesetze im Auftrag des Staates aus. Dies kann ein vergleichsweise einengender Rahmen sein.

Allerdings gilt dies nicht als Ausrede, bürgerzentrierte Möglichkeiten nicht auszuloten oder die Sinnhaftigkeit einzelner Gesetze zu hinterfragen. Dafür braucht es mehr Verwaltungsmitarbeiter der folgenden drei Kategorien: Querdenker, Servant Leader und Manager.

Querdenker braucht es, um dem Satz „das haben wir schon immer so gemacht!“ den Garaus zu machen.

Manager braucht es für pragmatische Lösungen und den Fokus auf Effizienz.

Servant Leader braucht es, wenn es um die Schaffung von Zusammenarbeit und besseren Arbeitsweisen innerhalb der Teams geht.  

3. Neue Methoden und Arbeitsweisen ausprobieren!

Agile Methoden wie Design Thinking, Scrum oder Kanban können Verwaltungen bei der Entwicklung von nutzerzentrierten Lösungen unterstützen. Erste Versuche in diese Richtung sind bereits erfolgt. In den sogenannten Digitalisierungslaboren auf Länder- und Bundesebene konnte der Mehrwert von Design Thinking im Verwaltungskontext gezeigt werden.

Agile Methoden können zudem als Unterstützung dienen, mit der Flut an Anforderungen und der Komplexität der Aufgaben umzugehen. Deshalb macht es Sinn, diese Methoden auszuprobieren und Erfahrungen zu sammeln. Beispielsweise bietet die Mokka Challenge einen geschützten Raum, in dem agile Methoden erprobt, gelernt und auf die tagtägliche Arbeit reflektiert werden können.

4. Die eigenen Mitarbeiter nicht vergessen!

Trotz der Nutzerzentrierung gilt es, die Mitarbeiter in der Verwaltung für den Umgang mit agilen Methoden zu begeistern und sie entsprechend zu befähigen.

Darüber hinaus sollten für die Mitarbeiter Möglichkeiten zum Austausch geschaffen werden. Informationen zur digitalen Transformation im eigenen Haus und zu einzelnen Zwischenergebnissen sollten dabei regelmäßige Themen sein.

Wie wäre es mit einem internen sogenannten Meetup zum Thema agile Verwaltung – ein neues Format mit Raum für Austausch?

5. Einfach anfangen mit der Veränderung!

Es wird höchste Zeit, mit der Veränderung anzufangen. Im europäischen Vergleich hat Deutschland hinsichtlich digitaler Dienste in der Verwaltung einiges nachzuholen.

Es ist besser anzufangen, als ewig zu planen. Es kommt sowieso ganz anders, als Sie es geplant haben. Wichtiger ist es, die Veränderung in der Verwaltung als den Beginn eines Lern- und Erfahrungsprozesses zu sehen.

Bei all dem sollte man im Hinterkopf behalten, dass Verwaltung ein komplexes und anspruchsvolles Konstrukt ist, das nicht von heute auf morgen organisatorisch umgekrempelt werden kann. Aber selbstverständlich ist auch die Verwaltung eine lernende Organisation. Es braucht Mut und Ausdauer, um die Aufstellung als moderne Verwaltung konsequent zu realisieren.

Es bleibt zu beachten, dass der öffentliche Sektor privatwirtschaftliche Konzepte wie das agile Management nicht eins zu eins umsetzen kann. Dennoch ist die Herausforderung, Veränderungen anzugehen und die Digitalisierung mithilfe agiler Methoden voranzutreiben, machbar. Wir sind der festen Überzeugung, dass die öffentliche Verwaltung ihren eigenen Weg finden wird. 

Weitere Informationen zu uns und unseren Methoden finden Sie unter: www.apiarista.de

Ihr Sprungbrett in die Arbeitswelt von Morgen: Der Leadership Canvas

Die moderne Arbeitswelt ist schnelllebig und wechselhaft. Unternehmen müssen es schaffen, zügig auf Veränderungen zu reagieren, um langfristig am Markt zu bestehen. Häufig ist von der Notwendigkeit einer ‚Agilen Transformation‘ die Rede. Der Begriff bedeutet nichts anderes, als dass Sie Ihr Unternehmen optimal auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten. 

Sie denken, es ist Zeit, diesen Schritt in Ihrem Team zu gehen? Dann bieten wir mit unserem „Agile meets Mokka“ Training das richtige Werkzeug für Sie. Eines der eingesetzten Instrumente ist der Leadership Canvas.

Leadership Canvas Template

Mit dem Leadership Canvas untersuchen wir den Führungsrahmen Ihres Teams, indem Vision, Werte, Entscheidungen, Kommunikation und Teamregeln verbindlich festgehalten werden. Das Ergebnis dient als Grundlage zur Erarbeitung derjenigen Methoden, die Ihrem Team am effektivsten zu Verbesserungen verhelfen. Dadurch werden zeitnah erste Erfolgserlebnisse erzielt.

“Agile meets Mokka” ist ein Workshop aus unserer Mokka Challenge-Reihe, der Ihnen und Ihrem Team moderne Werte und Prinzipien anschaulich und mit viel Spaß bei der Sache vermittelt.

Sie wollen mehr über ‘Agile meets Mokka’ erfahren? Dann klicken Sie auf den unten stehenden Button oder schreiben Sie uns unter info@apiarista.de

Auf dem Weg zur modernen Organisation – von Bienen Agilität lernen

Im Namen Apiarista verbinden sich die Honigbiene Apis, Meisterin der Organisation, und Arista, das griechische Wort für Exzellenz. Von Bienen kann man so einiges lernen – auch in Fragen der Organisation.

Von der Natur lernen – so lautet ein häufig gehörter Rat. Bei genauerer Betrachtung gilt diese Aussage auch für Manager. Viele Organisationen täten gut daran,  sich die Arbeitsweise eines Bienenstocks als Vorbild zu nehmen. 

VUKA-Welt: Das Umfeld von Bienen und Organisationen

Bienen sind bekannt dafür, dass sie gemeinsam Erstaunliches vollbringen können und Herausforderungen sehr effizient meistern. Insbesondere ihre Reaktionsfähigkeit auf Umweltveränderungen und ihre hocheffiziente Kommunikation beschäftigt bis heute die Wissenschaft.

Moderne Organisationen bewegen sich in einem ähnlich volatilen und komplexen Umfeld. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, auf Veränderungen flexibel zu reagieren oder diese sogar aktiv zu gestalten. 

Geschwindigkeit

Im Bienenstock ist erhebliche Reaktionsfähigkeit gefragt. Bienen müssen regelmäßig neue Futtermöglichkeiten finden, schnell auf sich ändernde Umwelt- und Wetterbedingungen reagieren, dürfen keine Ressourcen verschwenden und müssen zügig Entscheidungen treffen. 

In der globalisierten Geschäftswelt sieht es ähnlich aus. Organisationen müssen schneller und reaktionsfähiger werden, um im Markt und mit der Konkurrenz mithalten zu können. Die Reduktion der Zeit von der Produktidee bis zur Markteinführung ist in vielen Branchen mittlerweile überlebenswichtig. Agile Teams konzentrieren sich darauf, regelmäßig innerhalb kurzer Zeit einzelne, oft kleinere Produkte und Produkterweiterungen auf den Markt zu bringen. Dadurch können die agilen Teams Feedback vom Kunden erhalten und darauf aufbauend Verbesserungen am Produkt durchführen. So wird früh im Prozess erkannt, wie man das Produkt am besten weiterentwickelt und optimal auf den Kunden zuschneidet.

Autonome Teams 

Die Aufgabenverteilung und Teamarbeit bei Bienen ist klar strukturiert. Jede Biene weiß genau, was sie zu tun hat, mit wem sie zusammenarbeiten muss oder wo gerade „Bienenpersonal“ gebraucht wird. Die jeweilige Aufgabe der einzelnen Biene kann sich im Laufe ihres Lebens ändern, und trotzdem weiß die Biene jederzeit darüber Bescheid, was sie wie erledigen muss. Bienen arbeiten unabhängig von Hierarchie sehr selbständig, aber immer im Sinne der „Organisationsziele“.

Agile Organisationen zeichnen sich durch autonome Teams aus. Idealerweise ist dabei ein Team von Anfang bis Ende für ein Produkt verantwortlich und gibt dieses nicht irgendwann an ein anderes Team ab. Damit sie optimal arbeiten können, müssen diese Teams auf eine Vision und dazugehörige Ziele ausgerichtet sein. Daher ist eine der Hauptaufgaben von Führungskräften, ihren Teams zu vermitteln, was der Sinn ihrer Arbeit ist und welche Ziele verfolgt werden. Das Team findet dann den besten Weg, diese mithilfe ihrer verschiedenen Fachkompetenzen zu erfüllen. 

T-Shape: Spezialisierung und breite Qualifikation

Bienen arbeiten im Team. Im Laufe ihres Lebens erwirbt die Biene unterschiedliche Kompetenzen mit temporären Schwerpunkten. So sind es beispielsweise die jungen Bienen, die sich um den Nachwuchs im Stock kümmern, wohingegen die erfahrenen Bienen eher die Pollen- und Nektarsammler außerhalb des Stocks sind. Letztlich sind sie aber in ihrem Aufgabenspektrum breit aufgestellt und können kurzfristig auch andere Aufgaben übernehmen.

Außerhalb der Bienenwelt bestehen solche Teams aus Fachleuten. Diese können neben ihrer Spezialisierung auch weitere Aufgaben übernehmen und so Kollegen im Team unterstützen. Das nennt man T-Shape. Mit einer solchen Aufstellung vermeidet ein Team im Entwicklungsprozess unnötige Engpässe oder Wartezeiten aufgrund fehlender personeller Ressourcen für eine spezifische Kompetenz. Das „T“ symbolisiert dabei einerseits die Tiefe der Spezialisierung, und andererseits die breite Qualifikation.

Effiziente Kommunikation

Die Forschung geht davon aus, dass das effiziente Kommunikationssystem der Bienen dafür sorgt, dass alle gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten – und auch stets genau wissen, was dieses Ziel ist, z.B. ausreichend Vorrat für den Winter zu beschaffen. 

Im Kontext des Organisationsmanagements ist Kommunikation einer der wichtigsten, aber immer wieder am meisten unterschätzten, Faktoren im gesamten Veränderungsprozess. Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vision, Zielen und zentralen Entscheidungen müssen in die Organisation transportiert werden. Das agile Arbeiten funktioniert nur mit offener und effizienter Kommunikation. Das ist eine der größten Herausforderungen für die Organisationen, die Agilität zukünftig etablieren wollen. 

Der Einstieg ist nicht einfach

Bienen sind noch immer nicht vollständig erforscht. Neue Erkenntnisse faszinieren uns immer wieder. Ähnlich ist es mit der Agilität. Die Agilität außerhalb von IT-Teams ist noch keine lange etablierte Disziplin. Alle Beteiligten lernen kontinuierlich, wie man Agilität immer besser anwendet. 

Der Einstieg in das agile Management ist nicht einfach – aber machbar. Um den Start zu erleichtern, haben wir ein Trainingsformat entwickelt, in dem man durch die Zubereitung und Perfektionierung von Mokka agiles Management nicht nur theoretisch erlernt, sondern ganz praktisch erfährt. Als Belohnung gibt es am Ende den leckeren und von unseren eigenen Bienenvölkern produzierten Apiarista-Honig.