8 Tipps für effiziente Regelmeetings in der öffentlichen Verwaltung

Wer kennt das nicht: nach endlosen unproduktiven Meetings bleibt die Arbeit liegen. Immer wieder begegnen wir Teams in der öffentlichen Verwaltung, die sehr frustriert sind und diese Meeting-Kultur beklagen. Besonders ausgeprägt ist die Frustration bei sogenannten Regelmeetings, in denen dieses negative Erlebnis ritualisiert wird. Wir werden häufig gefragt, wie man die Effizienz von Meetings verbessern kann.

Daher teilen wir hier 8 zentrale Tipps, wie Sie Ihre Regelmeetings effizienter gestalten können:

1.  Ziel des Regelmeetings definieren
Regelmeetings werden in gleichmäßigen Abständen mit den gleichen Teilnehmern durchgeführt. Oftmals geht es um ein gegenseitiges Update für einen konkreten und spezifischen Teilnehmerkreis. Die Zielstellung ist häufig nicht klar, sodass Regelmeetings in manchen Organisationen zu einer Art Kaffeekränzchen verkommen. Im schlimmsten Fall kommt jeder Teilnehmer in seiner Redezeit seinem Meckerbedürfnis nach. Eine konstruktive Zusammenarbeit, welche die Verwaltung nach vorne bringt, findet dann gar nicht mehr statt.
Die Zielstellung des Regelmeetings sollte man sich regelmäßig in Erinnerung rufen und transparent machen. Das hilft dabei, dieses Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und wertvolle Zeit nicht zu verschwenden. Das bedeutet auch, dass Themen, die nicht in das Regelmeeting gehören, auch nicht im Regelmeeting besprochen werden.

2. Themen priorisieren
Bei Regelmeetings ist es nicht unüblich, dass eine historisch gewachsene Liste mit Aufgaben und Themen genutzt wird, um die Agenda der Sitzung kurzfristig zu definieren. Manch einer weiß schon gar nicht mehr, was hinter der einzelnen Überschrift steckt und warum das besprochen werden müsste.
Priorisieren Sie für das jeweilige Meeting, welche Themen definitiv mit einem Ergebnis besprochen werden müssen und über welche Themen die Runde zumindest informiert werden muss. Daraus ergibt sich zwangsläufig, dass es weniger wichtige Themen gibt.
Im besten Fall übt man auch das Streichen von über die Zeit irrelevant gewordenen Themen. Es ist unsinnig, obsolete Themen in einer Liste der Vollständigkeit halber weiter mitzuführen.

3.  Zeitmanagement In vielen Fällen des Regelmeeting-Alltags wird die dafür angepeilte Zeit nicht effizient genutzt. Ein Thema wird so lange besprochen, wie jemand etwas dazu zu sagen oder Fragen hat. Und im Zweifel wird eben ein Termin überzogen. Das ist eine schlechte Angewohnheit und zudem unnötig. Die Erfahrung zeigt: je weniger Zeit für ein Meeting zur Verfügung steht, desto effizienter und fokussierter läuft es ab.
Empfehlenswert ist es daher, entweder vorab oder spätestens im Meeting selbst, zu klären wie viel Zeit auf ein Thema verwendet werden soll. Und diese Zeit ist dann entsprechend getaktet, sodass unnötige Diskussionen vertagt werden müssen und die Themen sehr effizient besprochen werden. Dies ist das so genannte „Time-Boxing“, das in der agilen Welt ein sehr beliebtes Mittel ist, um schneller zum Ziel zu kommen – durch gesteigerten Fokus.
Wenn Meetings kurz und auf das Wesentliche reduziert sind, und sich diese Vorgehensweise etabliert, kommen Teilnehmer auch wieder gern.

4. Stand-up vs. Regelmeetings im Sitzen In Verwaltungen wird viel am Schreibtisch gearbeitet. Hinzu kommen dann noch die vielen Treffen, die man ebenfalls sitzend an großen Tischen verbringt. Die Meetingeffizienz und -dauer verbessern sich dramatisch, wenn Sie diese im Stehen abhalten. Hinzu kommt, dass Diskussionen im Stehen oft dynamischer verlaufen und der Austausch den Teilnehmern zugewandt abläuft. Keiner kann sich hinter seinem Tisch verstecken und auf Distanz gehen, sondern alle Teilnehmer sind an dem Meeting beteiligt. Probieren Sie es einfach beim nächsten Teammeeting einmal aus!

5. Moderation
Wie oft erlebt man in einem Regelmeeting, dass Details oder Randthemen viel zu lange diskutiert werden oder Vielredner weit ausholen und viel Zeit und Raum einnehmen. Hierbei ist eine gute Moderation sehr wertvoll. Diese Rolle kann man auch im Wechsel durchführen. Es muss nicht zwingend die Führungskraft sein. Zu den Aufgaben der Moderation gehören unbedingt:

    • das Zeitmanagement,
    • das für alle sichtbare Festhalten der Ergebnisse,
    • die Einhaltung der Kommunikationsregeln, damit alle Gehör finden, aber eben nicht alles in epischer Breite diskutiert wird.

6. Visualisierung der Ergebnisse Ein großes Problem für viele Regelmeetings ist es, dass eine einzelne Person etwas mitschreibt und man nur hoffen kann, dass diese Person das Richtige mitgeschrieben hat; dass die Ergebnisse und vor allem Aufgaben klar formuliert sind. Wenn das nicht der Fall ist, wird ein Protokoll zwar erstellt, aber eine Relevanz hat es im Zweifel nicht. Ziel der Dokumentation ist es aber, wichtige Ergebnisse festzuhalten, Verbindlichkeit zu erzeugen und für Abwesende einen nachvollziehbaren Diskussionsstand zu erstellen. Hier ist es wichtig, dass Ergebnisse für alle sichtbar visualisiert werden, sodass Orientierung zum Ablauf und ein gemeinsames Verständnis bezüglich der abgestimmten Ergebnisse und Beschlüsse entstehen kann. Das Apiarista Meeting Board bietet eine wertvolle Unterstützung sowohl in der Strukturierung als auch in der Visualisierung des Verlaufs und der Ergebnisse.

Das Meeting Board unterstützt die Visualisierung und die strukturierte Durchführung des Meetings. Das Board steht als Download in unserer Tool Box zur Verfügung.

7. Relevanz für den Teilnehmerkreis Oft werden Dinge in Meetings besprochen, die die meisten Teilnehmenden nicht betreffen, sondern vielleicht nur zwei Personen. Stellen Sie schon bei der Auswahl der Themen sicher, dass die behandelten Tagesordnungspunkte wirklich für alle relevant sind. Themen, die mit einzelnen Beteiligten vertieft werden müssen, sollten in separaten Meetings stattfinden – oder einfach im Anschluss an das Regelmeeting. Wichtig ist dabei, dass die Inhalte für die eingeladenen Teilnehmer relevant sind, damit die im Meeting verbrachte Zeit auch als gut genutzt eingeschätzt wird.

8. Vorbereitung ist essenziell Immer wieder erlebt man in Meetings, dass die Teilnehmer sich nicht ausreichend auf das Meeting vorbereiten. Das kann die simple Folge haben, dass deutlich weniger Entscheidungen getroffen werden und stattdessen häufiger vertagt wird. Ein anderes Problem ist dabei, dass in jedem Meeting jemand aufgeklärt werden oder ein Thema nochmals länger ausgeführt werden muss, obwohl es bereits behandelt wurde und es im Zweifel nur um ein Update geht. Das ist müßig und ist nicht Sinn und Zweck von Regelmeetings. Im Grunde bedeutet das, dass im Kalender auch Vorbereitungszeiten eingeplant werden und die Termine so getaktet werden, dass Rüstzeiten möglich sind.

FAZIT

Heutzutage ist Zeit eine sehr wertvolle Ressource – auch in der öffentlichen Verwaltung. Meetings und Abstimmungen sind wichtig und unterstützen den Kommunikationsfluss. Damit sie aber tatsächlich einen wertvollen Beitrag in der Organisation leisten, müssen Meetings auch entsprechend durchgeführt werden. Wenn das nicht der Fall ist, sind sie verschwendete Zeit.
Die oben genannten Tipps sind nicht abschließend. Sie geben aber schon eine gute Orientierung, um gute Meetings umzusetzen, die bereichernd sind und die positive Entwicklung in einer Organisation unterstützen.

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Wo ist die smarteste Stadt?

Wie gut man digital arbeiten und handeln kann, hängt innerhalb Deutschlands stark davon ab, in welcher Stadt man lebt: Während Hamburg die „smarteste“ Stadt des Landes ist, schafft Berlin es nicht einmal unter die Top-3. Quelle und ausführliche Ergebnisse:

https://www.bitkom.org/Smart-City-Index

7 Schritte auf dem Weg zur agilen Verwaltung

Die öffentliche Verwaltung steht für einheitliche Prozesse und feste Abläufe. Agilität stellt dagegen das flexible Reagieren auf realweltliche Herausforderungen in den Mittelpunkt des Handelns.

Auf den ersten Blick scheinen Agilität und Verwaltung damit im Widerspruch zu stehen.

Agile Ansätze können jedoch auch für die öffentliche Verwaltung von großem Nutzen sein, beispielsweise wenn es um Modernisierung der Institution und Steigerung der Arbeitseffizienz geht. Dafür braucht es Fingerspitzengefühl in der Begleitung und Mut in der Umsetzung. Durch die Digitalisierung ist die Geschwindigkeit des Wandels so hoch geworden, dass die bisherigen Methoden nicht mehr ausreichen.

Es ist daher an der Zeit, agile Methoden in die Verwaltung zu bringen:

1. Kleine Schritte machen und erste Erfolge feiern!

Sie werden die Welt nicht über Nacht verändern können – schon gar nicht in einem Konstrukt wie der öffentlichen Verwaltung. Deshalb ist es wichtig, kleine Schritte zu gehen. Stück für Stück werden die effektivsten Stellschrauben identifiziert und mehr Menschen auf den neuen Weg mitgenommen.

Machen Sie die Änderungen und die Erfolge der kleinen Schritte zügig sichtbar. Sie werden bei anderen die Neugier wecken und Ihr Team motivieren weiterzumachen.

2. Iterativ arbeiten und schneller lernen, was funktioniert!

Von der Verwaltung ist man gewohnt, dass Fachverfahren oder IT-Lösungen in großen Projekten geplant und umgesetzt werden. Dies führt häufig zu dem Ergebnis, dass Zeitpläne nicht eingehalten werden und die Lösungen unbefriedigend sind. Die iterative Vorgehensweise ist anfangs gewöhnungsbedürftig und braucht Überzeugungsarbeit. Arbeiten Sie sich bei der Etablierung agiler Methoden nach und nach voran und lernen Sie, was in Ihrer Verwaltung funktioniert und womit Sie die Kollegen am Ehesten überzeugen können. Sie werden gleichzeitig feststellen, dass die agile Vorgehensweise schneller Ergebnisse liefert. Dadurch sind die jeweiligen Kunden einfacher zufrieden zu stellen.

Diese Vorgehensweise sollte bestenfalls in einem geschützten Raum ausprobiert werden, sodass ohne Druck abteilungsübergreifend ein Gefühl für die Anwendbarkeit der Methoden entwickelt werden kann.

Agilität lernen

Unsere Mokka Challenge bietet Ihnen einen geschützten Raum, um agile Methoden zu erlernen. Mehr Informationen über unser innovatives Training erhalten Sie, wenn Sie auf den Button klicken.

3. Allianz der Willigen finden

Suchen Sie die Kollegen in der Verwaltung, welche ebenso der Geist der Veränderung umtreibt. Erst wenn Sie Kräfte bündeln und gemeinsam daran arbeiten, neue Methoden zu etablieren, wird diese Bewegung in der Organisation spürbar.

Natürlich trägt nicht jeder sein Herz auf der Zunge. Wie findet man also die Willigen?

Organisieren Sie kleine Veranstaltungsformate, bei denen sie Gleichgesinnte finden können. Zum Beispiel eine sogenannte Brownbag Session oder ein Meetup – hier können Erfahrungen mit der Methode Kanban, mit den Innovationslaboren oder mit Scrum in Verwaltungsteams ausgetauscht werden.

4. Sichtbarkeit des Neuen

Verwaltungen sind von langen Fluren und verschlossenen Türen geprägt. Man sieht oftmals weder die Menschen noch ihre Arbeit. Eines der Prinzipien der agilen Arbeitsweise ist die Visualisierung. Dies macht sich unter anderem durch viele Post-Its an Wänden oder spezielle Boards bemerkbar.

Diese Visualisierung hilft nicht nur den agilen Teams, sondern führt dazu, dass andere neugierig werden. Wie wäre es also, wenn Sie Ihre weißen Flächen für erste kreative Austauschrunden nutzen, wo Ideen mithilfe von Post-Its an einem Board gesammelt werden?

5. Klassische Dienstberatung vs. Stand-Up Meetings

Meetings und Abstimmungen erfolgen in der Verwaltung an langen Tischen in großen Runden und kosten viel wertvolle Zeit bei zu wenigen Ergebnissen. Effiziente Kommunikation sieht anders aus. Der Einsatz agiler Rituale kann hier neue Impulse setzen.

Tägliche, 15-minütige Stand-Ups, also Meetings im Stehen, mit einem klaren Ziel legen den Grundstein für ein Aufbrechen alter Strukturen. In diesen Team-Meetings geht es um kurze Updates zu relevanten Themen, um Identifikation von Problemen und Abstimmungsbedarf. So erhalten alle einen prägnanten Überblick über den aktuellen Arbeitsstand. Die Kommunikation ist dabei sehr fokussiert.

Umfangreichere Themen werden in ergänzenden Meetings besprochen – regelmäßige Planungsmeetings könnten beispielsweise alle 2 Wochen stattfinden. Themen werden vorab priorisiert und in 2-Wochen-Häppchen heruntergebrochen, sodass das Meeting gut strukturiert durchgeführt werden kann.

Wichtig ist für jedes Meeting, dass Klarheit darüber besteht, wofür welches Meeting angesetzt ist, wer daran tatsächlich teilnehmen muss, welche konkreten Ziele jeweils damit erreicht werden sollen und welches Ergebnis am Ende des Meetings feststehen muss.

6. Über den eigenen Tellerrand schauen!

Sprachlich, prozessual und organisatorisch sind Verwaltungen noch immer sehr stark an ihrer eigenen Perspektive orientiert. Das lässt sie starr und wenig bürgerfreundlich erscheinen. Beispielsweise verstehen nur wenige Bürger die juristisch geprägte Verwaltungssprache.

Verwaltungen wären deshalb gut beraten, wenn sie stärker die Außensicht in ihre Arbeitsweisen einbeziehen. Hier können agile Ansätze helfen, das starre Gerüst aufzubrechen und über den Tellerrand zu schauen. Dazu müssen Verwaltungen befähigt werden, neue Methoden auch im Arbeitsalltag eines Sachbearbeiters umzusetzen.

7. Agile Coaches mit Verwaltungshintergrund

In einem solch komplexen Kontext bedarf es zu Beginn meist der externen Unterstützung. Ein Berater kann helfen, Brücken zwischen der agilen Welt und der Verwaltungsrealität zu bauen. Wichtig ist es, einen Berater mit einer guten Mischung aus agilem und Verwaltungshintergrund, Coachingkompetenzen und ausreichend Empathie zu finden. Im Zweifel wird dabei ein einzelner Coach nicht für die gesamte Verwaltung reichen. Perspektivisch sollten diese Kompetenzen aber auch innerhalb der Verwaltung aufgebaut werden.

Beim Einsatz von agilen Methoden in Verwaltungen müssen einige Dinge berücksichtigt werden. Die Methoden müssen zur Verwaltung passen, wirtschaftlich bleiben und insbesondere mit den bereits vorhandenen Lösungen zusammengeführt werden. Diese Einbindung bereits vorhandener Lösungen sollte als Teil des Prozesses verstanden werden.

Wir sind zutiefst davon überzeugt, dass Verwaltung vom Einsatz agiler Praktiken profitieren kann.

Sie müssen lediglich den ersten Schritt machen.

Weitere Informationen finden Sie unter www.apiarista.de und www.mokkachallenge.de

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5 Erfolgsfaktoren für die moderne Verwaltung

Bürger und Unternehmen erwarten, dass Verwaltungsleistungen digital
sind. Diese digitalen Services müssen einfach zu finden und zu nutzen sein. Es
wird beispielsweise erwartet, dass Formulare verständlich und intuitiv zu
bedienen sind. 

Die öffentliche Verwaltung hat sich diesbezüglich einen
unnötig schlechten Ruf erarbeitet. Es heißt, sie sei zu langsam, ineffizient,
unzeitgemäß und orientiere sich nicht an den Bedürfnissen der Bürger und
Unternehmen, denen sie dient.

Dieser Eindruck ist ohne Frage einseitig.

Viele Verfahren der öffentlichen Verwaltung laufen
reibungslos und unaufgeregt ab. Allerdings entsprechen eine Reihe von Fachverfahren
nicht den Ansprüchen der Bürger. Diese erwarten digitale Dienste mit
kundenzentrierten Prozessen und nutzerfreundlichem Design, welche mit
Smartphones nutzbar sind. Lange Wartezeiten und Papier-basierte Prozesse
spiegeln aber eher die Realität wider. Weiterhin sind oft mehrere Behördengänge
nötig, bis jeder Aspekt einer einzigen Fragestellung geklärt ist.

Wenn Sie Ihre Verwaltung in eine bürgerzentrierte, moderne Organisation verwandeln wollen, dann sind die nachfolgenden Erfolgsfaktoren eine gute Orientierung:

1. Bürgerzentrierung first!

Öffentliche Verwaltung braucht nutzerzentrierte digitale Angebote, die Verfahren für den Bürger vereinfachen.

Services müssen vom Nutzer –
also vom Bürger – gedacht werden. Auf diese Weise verlieren sie nach außen an
Komplexität. Diese nutzerzentrierten Services sind sehr auf den wesentlichen
Zweck fokussiert und reduzieren erhebliche Zugangsbarrieren.

Ohne die Einbeziehung der Nutzer
in Konzeption und Entwicklung wird das jedoch nicht funktionieren. Neben der
Lebenssituation eines Nutzers müssen auch konkrete Erwartungen oder Wünsche,
sowie das verwendete Endgerät in die Überlegungen einfließen.

Im Austausch mit Kommunalvertretern und Bürgermeistern zum Thema bürgernahe Verwaltung und digitales Rathaus per Smartphone erleben wir regelmäßig, dass der Bedarf erkannt wird. Es warten nur alle darauf, dass die Modernisierung der Verwaltung von anderen konsequent angegangen wird.

2. Mehr Querdenker, Servant Leader und Manager in die Verwaltung!

Verwaltungen funktionieren nicht wie Unternehmen. Sie erfüllen öffentliche Aufgaben und führen Gesetze im Auftrag des Staates aus. Dies kann ein vergleichsweise einengender Rahmen sein.

Allerdings gilt dies nicht als
Ausrede, bürgerzentrierte Möglichkeiten nicht auszuloten oder die
Sinnhaftigkeit einzelner Gesetze zu hinterfragen. Dafür braucht es mehr
Verwaltungsmitarbeiter der folgenden drei Kategorien: Querdenker, Servant
Leader und Manager.

Querdenker braucht es, um dem
Satz „das haben wir schon immer so gemacht!“ den Garaus zu machen.

Manager braucht es für
pragmatische Lösungen und den Fokus auf Effizienz.

Servant Leader braucht es, wenn
es um die Schaffung von Zusammenarbeit und besseren Arbeitsweisen innerhalb der
Teams geht.  

3. Neue Methoden und Arbeitsweisen ausprobieren!

Agile Methoden wie Design Thinking, Scrum oder Kanban können Verwaltungen bei der Entwicklung von nutzerzentrierten Lösungen unterstützen. Erste Versuche in diese Richtung sind bereits erfolgt. In den sogenannten Digitalisierungslaboren auf Länder- und Bundesebene konnte der Mehrwert von Design Thinking im Verwaltungskontext gezeigt werden.

Agile Methoden können zudem als Unterstützung dienen, mit der Flut an Anforderungen und der Komplexität der Aufgaben umzugehen. Deshalb macht es Sinn, diese Methoden auszuprobieren und Erfahrungen zu sammeln. Beispielsweise bietet die Mokka Challenge einen geschützten Raum, in dem agile Methoden erprobt, gelernt und auf die tagtägliche Arbeit reflektiert werden können.

4. Die eigenen Mitarbeiter nicht vergessen!

Trotz der Nutzerzentrierung gilt
es, die Mitarbeiter in der Verwaltung für den Umgang mit agilen Methoden zu
begeistern und sie entsprechend zu befähigen.

Darüber hinaus sollten für die
Mitarbeiter Möglichkeiten zum Austausch geschaffen werden. Informationen zur
digitalen Transformation im eigenen Haus und zu einzelnen Zwischenergebnissen sollten
dabei regelmäßige Themen sein.

Wie wäre es mit einem internen sogenannten Meetup zum Thema agile Verwaltung – ein neues Format mit Raum für Austausch?

5. Einfach anfangen mit der Veränderung!

Es wird höchste Zeit, mit der
Veränderung anzufangen. Im europäischen Vergleich hat Deutschland hinsichtlich
digitaler Dienste in der Verwaltung einiges nachzuholen.

Es ist besser anzufangen, als ewig zu planen. Es kommt sowieso ganz anders, als Sie es geplant haben. Wichtiger ist es, die Veränderung in der Verwaltung als den Beginn eines Lern- und Erfahrungsprozesses zu sehen.

Bei all dem sollte man im Hinterkopf behalten, dass Verwaltung ein komplexes und anspruchsvolles Konstrukt ist, das nicht von heute auf morgen organisatorisch umgekrempelt werden kann. Aber selbstverständlich ist auch die Verwaltung eine lernende Organisation. Es braucht Mut und Ausdauer, um die Aufstellung als moderne Verwaltung konsequent zu realisieren.

Es bleibt zu beachten, dass der öffentliche Sektor privatwirtschaftliche
Konzepte wie das agile Management nicht eins zu eins umsetzen kann. Dennoch ist
die Herausforderung, Veränderungen anzugehen und die Digitalisierung mithilfe
agiler Methoden voranzutreiben, machbar. Wir sind der festen Überzeugung, dass
die öffentliche Verwaltung ihren eigenen Weg finden wird. 

Weitere Informationen zu uns und unseren Methoden finden Sie
unter: www.apiarista.de