8 Tipps für effiziente Regelmeetings in der öffentlichen Verwaltung

Wer kennt das nicht: nach endlosen unproduktiven Meetings bleibt die Arbeit liegen. Immer wieder begegnen wir Teams in der öffentlichen Verwaltung, die sehr frustriert sind und diese Meeting-Kultur beklagen. Besonders ausgeprägt ist die Frustration bei sogenannten Regelmeetings, in denen dieses negative Erlebnis ritualisiert wird. Wir werden häufig gefragt, wie man die Effizienz von Meetings verbessern kann.

Daher teilen wir hier 8 zentrale Tipps, wie Sie Ihre Regelmeetings effizienter gestalten können:

1.  Ziel des Regelmeetings definieren
Regelmeetings werden in gleichmäßigen Abständen mit den gleichen Teilnehmern durchgeführt. Oftmals geht es um ein gegenseitiges Update für einen konkreten und spezifischen Teilnehmerkreis. Die Zielstellung ist häufig nicht klar, sodass Regelmeetings in manchen Organisationen zu einer Art Kaffeekränzchen verkommen. Im schlimmsten Fall kommt jeder Teilnehmer in seiner Redezeit seinem Meckerbedürfnis nach. Eine konstruktive Zusammenarbeit, welche die Verwaltung nach vorne bringt, findet dann gar nicht mehr statt.
Die Zielstellung des Regelmeetings sollte man sich regelmäßig in Erinnerung rufen und transparent machen. Das hilft dabei, dieses Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und wertvolle Zeit nicht zu verschwenden. Das bedeutet auch, dass Themen, die nicht in das Regelmeeting gehören, auch nicht im Regelmeeting besprochen werden.

2. Themen priorisieren
Bei Regelmeetings ist es nicht unüblich, dass eine historisch gewachsene Liste mit Aufgaben und Themen genutzt wird, um die Agenda der Sitzung kurzfristig zu definieren. Manch einer weiß schon gar nicht mehr, was hinter der einzelnen Überschrift steckt und warum das besprochen werden müsste.
Priorisieren Sie für das jeweilige Meeting, welche Themen definitiv mit einem Ergebnis besprochen werden müssen und über welche Themen die Runde zumindest informiert werden muss. Daraus ergibt sich zwangsläufig, dass es weniger wichtige Themen gibt.
Im besten Fall übt man auch das Streichen von über die Zeit irrelevant gewordenen Themen. Es ist unsinnig, obsolete Themen in einer Liste der Vollständigkeit halber weiter mitzuführen.

3.  Zeitmanagement In vielen Fällen des Regelmeeting-Alltags wird die dafür angepeilte Zeit nicht effizient genutzt. Ein Thema wird so lange besprochen, wie jemand etwas dazu zu sagen oder Fragen hat. Und im Zweifel wird eben ein Termin überzogen. Das ist eine schlechte Angewohnheit und zudem unnötig. Die Erfahrung zeigt: je weniger Zeit für ein Meeting zur Verfügung steht, desto effizienter und fokussierter läuft es ab.
Empfehlenswert ist es daher, entweder vorab oder spätestens im Meeting selbst, zu klären wie viel Zeit auf ein Thema verwendet werden soll. Und diese Zeit ist dann entsprechend getaktet, sodass unnötige Diskussionen vertagt werden müssen und die Themen sehr effizient besprochen werden. Dies ist das so genannte „Time-Boxing“, das in der agilen Welt ein sehr beliebtes Mittel ist, um schneller zum Ziel zu kommen – durch gesteigerten Fokus.
Wenn Meetings kurz und auf das Wesentliche reduziert sind, und sich diese Vorgehensweise etabliert, kommen Teilnehmer auch wieder gern.

4. Stand-up vs. Regelmeetings im Sitzen In Verwaltungen wird viel am Schreibtisch gearbeitet. Hinzu kommen dann noch die vielen Treffen, die man ebenfalls sitzend an großen Tischen verbringt. Die Meetingeffizienz und -dauer verbessern sich dramatisch, wenn Sie diese im Stehen abhalten. Hinzu kommt, dass Diskussionen im Stehen oft dynamischer verlaufen und der Austausch den Teilnehmern zugewandt abläuft. Keiner kann sich hinter seinem Tisch verstecken und auf Distanz gehen, sondern alle Teilnehmer sind an dem Meeting beteiligt. Probieren Sie es einfach beim nächsten Teammeeting einmal aus!

5. Moderation
Wie oft erlebt man in einem Regelmeeting, dass Details oder Randthemen viel zu lange diskutiert werden oder Vielredner weit ausholen und viel Zeit und Raum einnehmen. Hierbei ist eine gute Moderation sehr wertvoll. Diese Rolle kann man auch im Wechsel durchführen. Es muss nicht zwingend die Führungskraft sein. Zu den Aufgaben der Moderation gehören unbedingt:

    • das Zeitmanagement,
    • das für alle sichtbare Festhalten der Ergebnisse,
    • die Einhaltung der Kommunikationsregeln, damit alle Gehör finden, aber eben nicht alles in epischer Breite diskutiert wird.

6. Visualisierung der Ergebnisse Ein großes Problem für viele Regelmeetings ist es, dass eine einzelne Person etwas mitschreibt und man nur hoffen kann, dass diese Person das Richtige mitgeschrieben hat; dass die Ergebnisse und vor allem Aufgaben klar formuliert sind. Wenn das nicht der Fall ist, wird ein Protokoll zwar erstellt, aber eine Relevanz hat es im Zweifel nicht. Ziel der Dokumentation ist es aber, wichtige Ergebnisse festzuhalten, Verbindlichkeit zu erzeugen und für Abwesende einen nachvollziehbaren Diskussionsstand zu erstellen. Hier ist es wichtig, dass Ergebnisse für alle sichtbar visualisiert werden, sodass Orientierung zum Ablauf und ein gemeinsames Verständnis bezüglich der abgestimmten Ergebnisse und Beschlüsse entstehen kann. Das Apiarista Meeting Board bietet eine wertvolle Unterstützung sowohl in der Strukturierung als auch in der Visualisierung des Verlaufs und der Ergebnisse.

Das Meeting Board unterstützt die Visualisierung und die strukturierte Durchführung des Meetings. Das Board steht als Download in unserer Tool Box zur Verfügung.

7. Relevanz für den Teilnehmerkreis Oft werden Dinge in Meetings besprochen, die die meisten Teilnehmenden nicht betreffen, sondern vielleicht nur zwei Personen. Stellen Sie schon bei der Auswahl der Themen sicher, dass die behandelten Tagesordnungspunkte wirklich für alle relevant sind. Themen, die mit einzelnen Beteiligten vertieft werden müssen, sollten in separaten Meetings stattfinden – oder einfach im Anschluss an das Regelmeeting. Wichtig ist dabei, dass die Inhalte für die eingeladenen Teilnehmer relevant sind, damit die im Meeting verbrachte Zeit auch als gut genutzt eingeschätzt wird.

8. Vorbereitung ist essenziell Immer wieder erlebt man in Meetings, dass die Teilnehmer sich nicht ausreichend auf das Meeting vorbereiten. Das kann die simple Folge haben, dass deutlich weniger Entscheidungen getroffen werden und stattdessen häufiger vertagt wird. Ein anderes Problem ist dabei, dass in jedem Meeting jemand aufgeklärt werden oder ein Thema nochmals länger ausgeführt werden muss, obwohl es bereits behandelt wurde und es im Zweifel nur um ein Update geht. Das ist müßig und ist nicht Sinn und Zweck von Regelmeetings. Im Grunde bedeutet das, dass im Kalender auch Vorbereitungszeiten eingeplant werden und die Termine so getaktet werden, dass Rüstzeiten möglich sind.

FAZIT

Heutzutage ist Zeit eine sehr wertvolle Ressource – auch in der öffentlichen Verwaltung. Meetings und Abstimmungen sind wichtig und unterstützen den Kommunikationsfluss. Damit sie aber tatsächlich einen wertvollen Beitrag in der Organisation leisten, müssen Meetings auch entsprechend durchgeführt werden. Wenn das nicht der Fall ist, sind sie verschwendete Zeit.
Die oben genannten Tipps sind nicht abschließend. Sie geben aber schon eine gute Orientierung, um gute Meetings umzusetzen, die bereichernd sind und die positive Entwicklung in einer Organisation unterstützen.

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Retroboard: Ein visueller Leitfaden für bessere Zusammenarbeit

Effektive Zusammenarbeit ist für den Unternehmenserfolg unerlässlich. Retrospektiven sind Meetings, bei denen es um die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team geht. Sie dienen dazu, die getane Arbeit zu evaluieren und Verbesserungspotential zu erkennen. Es gibt viele Erfahrungsberichte, wie Retrospektiven in unterschiedlichen Kontexten funktionieren. Doch wenn ein Team vorher noch nie mit Retrospektiven gearbeitet hat, gestaltet sich der Anfang womöglich schwer. Das Apiarista – Retroboard hilft Teams, Retrospektiven strukturiert durchzuführen und die Ergebnisse detailliert festzuhalten.

Retroboard

Vorbereitung der Retrospektive

Jede Retrospektive braucht einen Moderator, der durch das Meeting führt. Wer der Moderator ist, sollte im Vorfeld geklärt werden. Bei Scrum Teams ist es in der Regel der Scrum Master. Zur optimalen Nutzung empfehlen wir, das Retroboard auf DIN A0 auszudrucken. So haben Sie genügend Platz, um als Team gemeinsam zu arbeiten. Eine Vorlage finden Sie hier.

Außerdem benötigen Sie diese Materialien:
    • Klebepunkte (Anzahl der Punkte entspricht der Teilnehmerzahl)
    • Post-Its und Filzstifte
    • Time-Timer

Je nach Teamgröße, Anzahl der zu besprechenden Themen und der Erfahrung des Moderators sollten Sie mindestens eine Stunde für die Retrospektive einplanen. Zu Anfang würden wir anderthalb bis zwei Stunden empfehlen. Allen Teilnehmern sollte klar sein, wie weit der Zeitraum zurückreicht, über den in der Retrospektive gesprochen wird. Beim Sprint-basierten Arbeiten ist der Bezugsraum normalerweise schon festgelegt – außerhalb agiler Strukturen können Sie selbst entscheiden, welcher Zeitraum für Ihr Unternehmen nützlich ist.

Ablauf des Meetings

Schritt 1: Check-In

Jeder der Teilnehmer erhält einen Klebepunkt und macht seine Stimmungslage dadurch transparent, dass er sich einer Kaffeetasse auf der Skala zuordnet. Welche Bezeichnung Sie einer Kaffeetasse geben, können Sie vorab im Team entscheiden. Wenn das Team bereits mit diesem Ritual vertraut ist und ausreichend Zeit eingeplant wurde, kann der Moderator die Teilnehmer zusätzlich fragen, was zu ihrem jeweiligen Gemütszustand geführt hat.

Schritt 2: Sammeln

In diesem Block werden alle Aspekte gesammelt, die das Team…
    • nicht verändern (bewahren),
    • unbedingt ändern (ändern),
    • nicht mehr fortführen (stoppen) und
    • unbedingt anfangen bzw. neu anfangen soll (starten).

Starten Sie mit einem sogenannten “Brainwriting”. Ähnlich dem bekannteren Brainstorming schreiben die Teilnehmer auf Post-Its all das auf, was ihnen zu den oberen Bereichen einfällt. Dabei ist wichtig, dass nur ein Gedanke je Post-It vermerkt wird und gut verständliche, prägnante Sätze notiert werden. In der Regel reichen 10 Minuten aus. Lassen Sie jede Person die Post-Its an das Retroboard kleben und diese kurz erklären.

Wir empfehlen, jedem Teammitglied nur eine begrenzte Zeit zu geben. Spätestens hier bietet sich der Einsatz des Time-Timers an. Verständnisfragen sind zugelassen, diese sollten jedoch das Zeitbudget nicht sprengen. Der Moderator muss darauf achten, dass das jeweilige Teammitglied bei seinen Ausführungen fokussiert beim Thema bleibt. Am Ende entscheiden Sie im Team, welche drei Themen weiterverfolgt werden. Diese kommen in den nächsten Schritt, die Analyse.

Schritt 3: Analyse

In diesem Schritt wird mit der Methode „5 Mal Warum“ die Ursache für ein Problem ermittelt. Wichtig ist, dass so lange nachgehakt und “warum?” gefragt wird, bis die tatsächliche Ursache eindeutig identifiziert ist.

Wenn zum Beispiel festgestellt wird, dass am Ende eines Zyklus nicht alle Aufgaben fertiggestellt wurden, dann ist zunächst die Frage, warum das Team die Deadline wiederholt nicht einhalten kann. Eine Antwort könnte sein, dass man zu viele Aufgaben geplant hat. Warum sind es zu viele Aufgaben? Weil man bei der Planung zu optimistisch war? Warum war man zu optimistisch? Da dem Team eine Messgröße fehlt, wie viele Aufgaben in der Regel umgesetzt werden können.

In der Moderation ist wichtig, dass die Gruppendiskussion begleitet und darauf geachtet wird, dass das Team beim Thema bleibt. Wenn Sie je Thema die Ursache ermittelt haben, können Sie den nächsten Schritt machen.

Schritt 4: Maßnahmen

Mit welchen Maßnahmen wollen Sie die Ursachen beheben? Die Identifikation der Maßnahmen kann in einem Brainstorming erfolgen. Anschließend prüfen Sie je Thema, welche davon die stärkste Wirkung verspricht. Idealerweise haben Sie je Thema eine effektive Maßnahme gewählt. Mehr als 5 Maßnahmen sollten Sie nicht auswählen. Es sollte realistisch sein, dass Sie die selektierten Vorhaben in einem begrenzten Zeitraum, der ab dem Ende des Meetings läuft, auch wirklich umsetzen können – und gleichzeitig die anderen Aufgaben, die Sie haben, noch erledigen können.

Schritt 5: Check-Out

Am Ende der Retrospektive geben die Teilnehmer Feedback, wie sie die Retrospektive empfunden haben. Das kann dadurch erfolgen, dass man die abgebildete Hand sprechen lässt. Die Teilnehmer stimmen darüber wie folgt ab:

1 Finger: Hat das Team/mich als Person gar nicht weitergebracht
2 Finger: Es ging gerade so
3 Finger: Es war okay
4 Finger: Das Team ist vorangekommen
5 Finger: Es gab sehr viele neue Erkenntnisse

Ein ausführlicheres Feedback ist natürlich auch möglich. Mit dem Check-Out ist das Meeting beendet und die Teilnehmer werden verabschiedet.

Sich kontinuierlich weiterentwickeln

Verstehen Sie das Retroboard als Unterstützung, vor allem für den Anfang. Nutzen Sie das Feedback der Teilnehmer, um auch die Retrospektive selbst weiterzuentwickeln. Schauen Sie sich verschiedene Quellen im Internet (z.B. www.retromat.org) an, um sich zu neuen Retro-Formaten inspirieren zu lassen. Das hilft dabei, nützliche und abwechslungsreiche Meetings zu schaffen und zu erhalten, die tatsächlich zur Verbesserung der Zusammenarbeit beitragen können.

In unserer Tool Box finden Sie das Retroboard als Vorlage zum Download.

Schritt für Schritt zum Teamerfolg: Der Leadership Canvas macht es möglich

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ändert sich: Strukturen werden digitaler und Hierarchien flacher. Das stellt vor allem Führungskräfte vor Herausforderungen. 

 

Die Aufgabe eines guten Managers ist es, optimale Rahmenbedingungen für sein Team zu schaffen und diesem eine klare Richtung vorzugeben. Diese für den dauerhaften Teamerfolg entscheidenden Grundlagen werden als Führungsrahmen bezeichnet. 

 

Die Erfahrung zeigt, dass die Einbindung der Mitarbeiter in die Entwicklung des Führungsrahmens zu einem höheren Engagement und Verantwortungsgefühl des Teams führt.

 

Ganz wesentlich bei der Entwicklung des Führungsrahmen ist ein visueller, transparenter und verbindlicher Prozess. Genau für diesen Kontext haben wir einen entsprechenden Leadership Canvas entwickelt, der den Führungsrahmen in anschaulicher Form abbildet.  

Allgemeine Merkmale eines Canvas

Der Leadership Canvas funktioniert nach dem sogenannten Canvas-Prinzip:.

  • Alle wesentlichen Aspekte werden auf einer großen Seite erfasst. Man kann die Essenz und Widersprüche auf einem Blick erfassen.
  • Der Canvas ist in mehreren Themenblöcken visuell aufgeteilt. Hinter jedem Themenblock verbergen sich unterschiedliche Fragenkataloge.
  • Der Canvas eignet sich sowohl für die Bearbeitung in Workshops als auch für die Dokumentation von Festlegungen im Team.

Zielstellung: Verbesserung der Teamarbeit

 

Der Status Quo des Führungsrahmens wird im Team mithilfe des Leadership Canvas schnell analysiert, um eine spezifische Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung der Teamarbeit zu entwickeln. Dabei ist der Leadership Canvas flexibel einsetzbar. Sowohl Führungskräfte, die ihren Ansatz kritisch überprüfen wollen, als auch junge Unternehmer, die ihren Stil erst noch finden müssen, können davon profitieren.     

 

Ein entscheidender Vorteil des Leadership Canvas ist seine Übersichtlichkeit. Potentielle Widersprüche werden dank der Gesamtsicht schnell erkannt, beispielsweise wenn die definierten Kommunikationswege den aufgestellten Regeln widersprechen. 

 

Alle Vereinbarungen innerhalb des Teams werden festgehalten und dadurch verbindlich. Trotz dieser Verbindlichkeit können Teams oder Führungskräfte den Leadership Canvas sehr flexibel und ihrem Bedarf entsprechend einsetzen, da einzelne Bausteine vertieft und optimiert werden können. 

 

Kurzum: Mit dem Leadership Canvas wird mit wenigen Absprachen viel erreicht, da die wesentlichen Elemente in übersichtlicher Form auf den Punkt gebracht und für alle transparent gemacht werden.

Bausteine des Leadership Canvas 

 

Der Leadership Canvas setzt sich aus acht Bausteinen zusammen.

  • Vision

    Bei diesem Baustein geht es darum, festzustellen, wie das Team wahrgenommen werden möchte, und wie es sich selbst sieht. Konkreter: Wofür steht das Team und wofür möchte es zukünftig stehen? Langfristige Ziele sollten hier festgehalten werden.

  • Werte

    Werte Viele Konflikte haben ihren Ursprung in einer unterschiedlichen Auffassung von Werten. Daher sollte man darauf achten, dass neben den Werten auch eine Konkretisierung auf typische Aufgaben formuliert wird. Insbesondere muss in diesem Baustein beachtet werden, dass zwischen Ist- und Zielzustand genau unterschieden wird.

  • Team

    Hier werden die handelnden Personen, ihre Verantwortlichkeiten und ihre formellen sowie informellen Rollen im Team transparent gemacht. Ebenso wird die Rolle der Führungskraft inner- und außerhalb des Teams herausgearbeitet. Ziel dieses Bausteins ist es, die Teamaufstellung mit den Teamzielen in Einklang zu bringen und mögliche Lücken in Zuständigkeiten und Rollen zu identifizieren.

  • Entscheidungen

    Die meisten Entscheidungen lassen sich in ihrer Art klassifizieren. Sie beziehen sich in der Regel auf Ziele, Pläne, Aufgaben, die Verteilung von Arbeit und die Priorisierung. Zudem soll eine Einigung darüber erzielt werden, welche Kriterien eine Aufgabe erfüllen muss, um als erledigt zu gelten. Vor allem sollte das Team festlegen, wie es zu Entscheidungen kommt. Auch der Umgang mit Fehlentscheidungen wird hier thematisiert. Daraus ergibt sich, ob man eine Fehler- und damit Lernkultur entwickelt.

  • Regeln

    Es sollten sowohl implizite (also ungeschriebene) als auch explizite (offizielle, wie z.B. Anwesenheitsregeln) Regeln transparent gemacht werden, um die damit verbundenen Erwartungshaltungen abzugleichen. Besondere Beachtung sollten Regeln erhalten, die den gegenseitigen Umgang sowie Werte und das Teilen von Informationen umfassen. Es geht nicht darum, möglichst viele Regeln aufzustellen, sondern notwendige Regeln transparent zu machen.

  • Kommunikation

    Bei diesem Baustein sollte klar herausgearbeitet werden, wie der Austausch vor, während und nach einem Ereignis - z.B. einer Entscheidung - stattfindet. Dies umfasst, welche Informationen in welchem Umfang zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden.

  • Stakeholder

    Jedes Team hat Stakeholder, die Einfluss auf seine Arbeit haben. Um die Stakeholder und deren Einfluss auf die Teamarbeit umfassend zu verstehen, analysiert das Team deren Erwartungen, Interessen und Probleme. Die Teammitglieder klären auch, ob diese Akteure und ihre Ziele zur Teamvision passen. Stakeholder können u.a. Kunden, Vorgesetzte oder andere Teams sein.

  • KPI

    Für die zielgerichtete Weiterentwicklung eines Teams sind festgelegte Maßstäbe, an denen sich Erfolg und Entwicklungsrichtung ablesen lassen, sehr hilfreich und sinnvoll. Sogenannte Key Performance Indicators (KPIs) definieren diese Maßstäbe, die individuell festgelegt werden müssen.

Neben diesen acht Bausteinen gibt es noch die sogenannten “Blocker” und “Enabler” zu berücksichtigen. 

 

Blocker sind Gegebenheiten, die das Erreichen von Vision und Zielen erschweren oder gar behindern. Sogenannte Enabler hingegen helfen dem Team bei der Erreichung ihrer Ziele – sind ggf. Stärken und Ressourcen, die für das Team und seine Performance erfolgskritisch sind und worauf es aufbauen kann. Blocker und Enabler können Prozesse, Eigenschaften, Rahmenbedingungen oder Personen sein.  

 

Je nach Aufbau des Teams können die oben genannten Bausteine in der Ausführlichkeit variieren. Wichtig ist dabei, dass der Leadership Canvas alle diese Aspekte behandelt und dadurch das Team die relevanten Aspekte des Führungsrahmens auf einen Blick nachvollziehen kann und diesbezüglich Transparenz besteht.

 

Tipps im Umgang mit dem Leadership Canvas

 

Der Leadership Canvas wird gemeinsam im Team ausgearbeitet. Bei größeren Organisationen leiten die einzelnen Teams aus den gesamtorganisatorischen Zielen ihre jeweiligen Teamziele und -visionen ab; ganz nach dem Motto „Welchen Beitrag können wir für unser Unternehmen leisten“. Bei der Erstellung des Leadership Canvas gilt es deshalb, nicht ausschließlich das Team als einzelne Einheit zu betrachten, sondern das Team als Teil des ganzen Unternehmens zu sehen. Dieser Blickwinkel kann den Leadership Canvas sinnvoll ergänzen. Die Ergebnisse werden visuell im Canvas festgehalten. 

 

Bei der Umsetzung des Leadership Canvas lohnt es sich, in kleinen Schritten vorzugehen, damit der Prozess handhabbar und greifbar für ein Team bleibt. Kontinuierliche Verbesserung in kleineren Schritten ist langfristig effektiv, führt zu besseren Ergebnissen und motiviert die Mitarbeiter. 

 

Der Leadership Canvas eignet sich auch als ein visuelles Kommunikationsinstrument für die Transparenz der Werte, der Regeln, der Entscheidungen und des Informationsaustausches im Team. Es stellt den momentanen Stand sowie die Maßnahmen für die Zukunft dar.

 

In einer Zeit, in der sich Teams regelmäßig hinterfragen sollten und sich kontinuierlich weiterentwickeln müssen, ist der Leadership Canvas ein wirkungsvolles Instrument für die stetige Verbesserung der Team-Effektivität und -Effizienz.