Die Kunst der perfekten Frage

Agile Coaches machen mehr als „nur“ Teams in agile Methoden einzuführen. Die größten Barrieren bei Transformationen oder Konflikten liegen selten in fachlichen Herausforderungen, sondern vor allem in emotionalen und mentalen Blockaden.

Hier sind verschiedene Fragetechniken eine gute Unterstützung, um helfende Impulse für die Teams zu geben.

1

Die zirkuläre Frage

Einsatz:
Um ein umfassenderes Bild von einer Situation  zu erhalten, werden die Blickwinkel der Menschen um den Befragten erfragt. 

Beispiel:
Wenn sich die Mitglieder Deines Development Teams beim Mittagessen über Dich (Product Owner) unterhalten, was sagen sie über die Qualität Deiner User Stories?

2

Die Intuitionsfrage

Einsatz:
Bauchgefühl und Ahnung können in gewissen Kontexten helfen. Mit dieser Frage können sie herausgearbeitet werden.

Beispiel:
Wenn Du für das Meeting einen Soundtrack auswählen könntest, welcher wäre das?

3

Die paradoxe Frage

Einsatz:
Durch das Erfragen des unerwünschten Ergebnisses lässt sich eine Lösung für das Wunschergebnis finden.

Beispiel:
Was müsstet Ihr als Team tun, damit die Kunden die App garantiert nicht downloaden?

4

Die Reframing-Frage

Einsatz:
Ein Thema, welches ggfs. negativ belegt ist,  aus einem neuen, Energie freisetzenden Blickwinkel betrachten.

Beispiel:
Corporate Startup Team: „Bei jeder Geschäftsidee, die wir entwickelt haben, wurden uns beim Skalieren nicht die notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt.“

Öffnende Frage: „Mit Euren Erfahrungen, die Ihr gemacht habt, welche Risiken werden in dieser Situation im Unternehmen gesehen und wie kann man diesen entgegenwirken?“

5

Die Ressourcenfrage

Einsatz:
Den Befragten auf die eigenen Qualitäten aufmerksam machen. Diese Frage ist beim Umgang mit pessimistischen Einstellungen hilfreich.

Beispiel:
Scrum Team: „Wir haben seit einem Jahr gefühlt alle zwei Wochen neue Prios vom Management.“

Öffnende Frage: „Trotz dieser widrigen Umstände habt Ihr es geschafft, eine erfolgreiche App zu entwickeln. Wie habt Ihr diese Leistung zustande gebracht?“

6

Die Zielfrage

Einsatz:
Wenn in Projekten die Ziele ungeklärt sind, ist der Erfolg gefährdet. Dieser Fragentyp hilft bei der Klärung und besseren Vorstellung.

Beispiel:
Wenn Du nächstes Jahr auf einer Konferenz über dieses Projekt berichtest, an welchen Details würde man erkennen, dass Du die Rede nach dem erfolgreichen Abschluss hälst und nicht davor?

7

Die Präzisierungsfrage

Einsatz:

Allgemeinen Aussagen durch Fakten und Beispiele zu belegen und zu präzisieren.

Beispiel:

Aussage aus der Retro: „Unsere Kommunikation ist nur schlecht.“ Öffnende Frage: „Wie würdest Du einem 5-jährigen Kind die schlechte Kommunikation erklären?“

8

Die hypothetische Frage

Einsatz:

Wenn man sehr stark in seiner Position verhaftet ist, kann diese Art der  Frage neue Denkräume öffnen.

Beispiel:

Mal angenommen, Du wärst der Business Owner, wie würdest Du die Leistung Deines Teams bewerten?

Der Text ist angelehnt an das Buch „Die 500 besten Coaching-Fragen“ von Martin Wehrle.

5 Tipps für agile Manager – und die, die es werden wollen

Immer mehr Unternehmen erkennen die Notwendigkeit einer agilen Transformation. Manager versprechen sich davon die Fähigkeit, flexibler auf die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt zu reagieren. Häufig werden agile Frameworks jedoch ausschließlich in der IT-Abteilung eingeführt. Die Unternehmensführung wird außen vor gelassen.

Diese Vorgehensweise kann zu diversen Problemen führen. Es ist unwahrscheinlich, dass die Erwartung, die gesamte Organisation werde schneller agieren, damit erfüllt wird. Die IT bildet nur einen Teil der Produktentwicklung und -auslieferung ab. Es hilft demnach wenig, nur diese Abteilung mit agilen Arbeitsweisen vertraut zu machen. Arbeitet das Management weiter wie bisher, dann werden agilen Teams häufig ungewollt Steine in den Weg gelegt. Das liegt daran, dass die Führung die Herausforderungen des agilen Arbeitens sowie das schwierige Zusammenspiel mit nicht-agilen Bereichen nicht versteht. 

Aus diesem Grund teilen wir hier unsere fünf Tipps, wie die Agilisierung auch auf Führungsebene vorangetrieben werden kann: 

    1. Fangen Sie dort an, wo der Schmerz am größten ist
      Nehmen Sie ein dringendes Problem als Startpunkt dafür, agile Methoden einzubinden – wenn dieses Problem durch Agilität gelöst werden kann, dann erreichen Sie damit eine größere Zustimmung bei den Führungskräften.
    2. Effiziente Kommunikation durch agile Rituale
      Das klassische Management ist bekannt für seine Vielzahl ineffizienter Meetings. Durch ritualisierte und gut strukturierte Besprechungen, die man beispielsweise aus der agilen Methode Scrum kennt, erreichen Sie schon kurzfristig eine höhere Effizienz. Wichtig ist es, dabei konsequent zu bleiben und die vereinbarten Rahmenbedingungen einzuhalten.
    3. Agile by the Book – bitte nicht!
      Sie haben herausgefunden, dass Scrum das Richtige für Sie und Ihre Organisation ist? Großartig! Allerdings werden Sie vielleicht feststellen, dass Scrum für die Management-Ebene nicht eins zu eins anwendbar ist. Passen Sie das Framework da an, wo es sinnvoll ist. Gehen Sie aber keine “faulen” Kompromisse ein; d.h. geben Sie nicht alten, schlecht funktionierenden Gewohnheiten neue Namen. Erlauben Sie sich insofern ein bisschen Flexibilität bei gleichzeitiger Ehrlichkeit zur Methode.  
    4. Orientieren Sie sich an Ergebnissen
      Achten Sie darauf, dass in der Kommunikation über Ergebnisse gesprochen wird und der Fortschritt in Outputs gemessen wird. Diskussionen darüber, dass man viel gemacht hat, dabei aber keine konkreten Ergebnisse abliefert, sollten der Vergangenheit angehören. 
    5. Geschützte Räume
      Manager geben es selten zu, aber auch sie sind nur Menschen. Und Menschen tun sich mit Veränderungen nicht immer leicht. Gleichzeitig haben Manager einen hohen Erfolgsdruck. Ihre Arbeit wird stets kritisch beäugt. Deswegen sind geschützte Räume, in denen Sie mit Agilität experimentieren können, enorm wichtig. 

Freiraum für das Experimentieren bietet zum Beispiel unser Trainingsformat ‘Mokka Challenge’. Die Teilnehmer entwickeln Mokka und optimieren dabei kontinuierlich das Rezept. Dafür wenden sie agile Werte, Prinzipien und Praktiken an, um in jedem Durchlauf einen besseren Mokka herzustellen, das heißt, das “Produkt” zu verbessern. 

Dieser spielerische Umgang hilft Managern, Agilität – vor allem agile Führung –  besser zu verstehen und ihre Herangehensweise zu optimieren.  

Ihr Sprungbrett in die Arbeitswelt von Morgen: Der Leadership Canvas

Die
moderne Arbeitswelt ist schnelllebig und wechselhaft. Unternehmen müssen
es schaffen, zügig auf Veränderungen zu reagieren, um langfristig am
Markt zu bestehen. Häufig ist von der Notwendigkeit einer ‚Agilen
Transformation‘ die Rede. Der Begriff bedeutet nichts anderes, als dass
Sie Ihr Unternehmen optimal auf zukünftige Herausforderungen
vorbereiten. 

Sie denken, es ist Zeit, diesen Schritt in Ihrem Team zu gehen? Dann bieten wir mit unserem „Agile meets Mokka“ Training das richtige Werkzeug für Sie. Eines der eingesetzten Instrumente ist der Leadership Canvas.

Leadership Canvas Template

Mit dem
Leadership Canvas untersuchen wir den Führungsrahmen Ihres Teams, indem
Vision, Werte, Entscheidungen, Kommunikation und Teamregeln verbindlich
festgehalten werden. Das Ergebnis dient als Grundlage zur Erarbeitung
derjenigen Methoden, die Ihrem Team am effektivsten zu Verbesserungen
verhelfen. Dadurch werden zeitnah erste Erfolgserlebnisse erzielt.

“Agile meets Mokka” ist ein Workshop aus unserer Mokka Challenge-Reihe, der Ihnen und Ihrem Team moderne Werte und Prinzipien anschaulich und mit viel Spaß bei der Sache vermittelt.

Sie wollen mehr über ‘Agile meets Mokka’ erfahren? Dann klicken Sie auf den unten stehenden Button oder schreiben Sie uns unter info@apiarista.de

Schritt für Schritt zum Teamerfolg: Der Leadership Canvas macht es möglich

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ändert sich: Strukturen werden digitaler und Hierarchien flacher. Das stellt vor allem Führungskräfte vor Herausforderungen. 

 

Die Aufgabe eines guten Managers ist es, optimale Rahmenbedingungen für sein Team zu schaffen und diesem eine klare Richtung vorzugeben. Diese für den dauerhaften Teamerfolg entscheidenden Grundlagen werden als Führungsrahmen bezeichnet. 

 

Die Erfahrung zeigt, dass die Einbindung der Mitarbeiter in die Entwicklung des Führungsrahmens zu einem höheren Engagement und Verantwortungsgefühl des Teams führt.

 

Ganz wesentlich bei der Entwicklung des Führungsrahmen ist ein visueller, transparenter und verbindlicher Prozess. Genau für diesen Kontext haben wir einen entsprechenden Leadership Canvas entwickelt, der den Führungsrahmen in anschaulicher Form abbildet.  

Allgemeine Merkmale eines Canvas

Der Leadership Canvas funktioniert nach dem sogenannten Canvas-Prinzip:.

  • Alle wesentlichen Aspekte werden auf einer großen Seite erfasst. Man kann die Essenz und Widersprüche auf einem Blick erfassen.
  • Der Canvas ist in mehreren Themenblöcken visuell aufgeteilt. Hinter jedem Themenblock verbergen sich unterschiedliche Fragenkataloge.
  • Der Canvas eignet sich sowohl für die Bearbeitung in Workshops als auch für die Dokumentation von Festlegungen im Team.

Zielstellung: Verbesserung der Teamarbeit

 

Der Status Quo des Führungsrahmens wird im Team mithilfe des Leadership Canvas schnell analysiert, um eine spezifische Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung der Teamarbeit zu entwickeln. Dabei ist der Leadership Canvas flexibel einsetzbar. Sowohl Führungskräfte, die ihren Ansatz kritisch überprüfen wollen, als auch junge Unternehmer, die ihren Stil erst noch finden müssen, können davon profitieren.     

 

Ein entscheidender Vorteil des Leadership Canvas ist seine Übersichtlichkeit. Potentielle Widersprüche werden dank der Gesamtsicht schnell erkannt, beispielsweise wenn die definierten Kommunikationswege den aufgestellten Regeln widersprechen. 

 

Alle Vereinbarungen innerhalb des Teams werden festgehalten und dadurch verbindlich. Trotz dieser Verbindlichkeit können Teams oder Führungskräfte den Leadership Canvas sehr flexibel und ihrem Bedarf entsprechend einsetzen, da einzelne Bausteine vertieft und optimiert werden können. 

 

Kurzum: Mit dem Leadership Canvas wird mit wenigen Absprachen viel erreicht, da die wesentlichen Elemente in übersichtlicher Form auf den Punkt gebracht und für alle transparent gemacht werden.

Bausteine des Leadership Canvas 

 

Der Leadership Canvas setzt sich aus acht Bausteinen zusammen.

  • Vision

    Bei diesem Baustein geht es darum, festzustellen, wie das Team wahrgenommen werden möchte, und wie es sich selbst sieht. Konkreter: Wofür steht das Team und wofür möchte es zukünftig stehen? Langfristige Ziele sollten hier festgehalten werden.

  • Werte

    Werte Viele Konflikte haben ihren Ursprung in einer unterschiedlichen Auffassung von Werten. Daher sollte man darauf achten, dass neben den Werten auch eine Konkretisierung auf typische Aufgaben formuliert wird. Insbesondere muss in diesem Baustein beachtet werden, dass zwischen Ist- und Zielzustand genau unterschieden wird.

  • Team

    Hier werden die handelnden Personen, ihre Verantwortlichkeiten und ihre formellen sowie informellen Rollen im Team transparent gemacht. Ebenso wird die Rolle der Führungskraft inner- und außerhalb des Teams herausgearbeitet. Ziel dieses Bausteins ist es, die Teamaufstellung mit den Teamzielen in Einklang zu bringen und mögliche Lücken in Zuständigkeiten und Rollen zu identifizieren.

  • Entscheidungen

    Die meisten Entscheidungen lassen sich in ihrer Art klassifizieren. Sie beziehen sich in der Regel auf Ziele, Pläne, Aufgaben, die Verteilung von Arbeit und die Priorisierung. Zudem soll eine Einigung darüber erzielt werden, welche Kriterien eine Aufgabe erfüllen muss, um als erledigt zu gelten. Vor allem sollte das Team festlegen, wie es zu Entscheidungen kommt. Auch der Umgang mit Fehlentscheidungen wird hier thematisiert. Daraus ergibt sich, ob man eine Fehler- und damit Lernkultur entwickelt.

  • Regeln

    Es sollten sowohl implizite (also ungeschriebene) als auch explizite (offizielle, wie z.B. Anwesenheitsregeln) Regeln transparent gemacht werden, um die damit verbundenen Erwartungshaltungen abzugleichen. Besondere Beachtung sollten Regeln erhalten, die den gegenseitigen Umgang sowie Werte und das Teilen von Informationen umfassen. Es geht nicht darum, möglichst viele Regeln aufzustellen, sondern notwendige Regeln transparent zu machen.

  • Kommunikation

    Bei diesem Baustein sollte klar herausgearbeitet werden, wie der Austausch vor, während und nach einem Ereignis - z.B. einer Entscheidung - stattfindet. Dies umfasst, welche Informationen in welchem Umfang zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden.

  • Stakeholder

    Jedes Team hat Stakeholder, die Einfluss auf seine Arbeit haben. Um die Stakeholder und deren Einfluss auf die Teamarbeit umfassend zu verstehen, analysiert das Team deren Erwartungen, Interessen und Probleme. Die Teammitglieder klären auch, ob diese Akteure und ihre Ziele zur Teamvision passen. Stakeholder können u.a. Kunden, Vorgesetzte oder andere Teams sein.

  • KPI

    Für die zielgerichtete Weiterentwicklung eines Teams sind festgelegte Maßstäbe, an denen sich Erfolg und Entwicklungsrichtung ablesen lassen, sehr hilfreich und sinnvoll. Sogenannte Key Performance Indicators (KPIs) definieren diese Maßstäbe, die individuell festgelegt werden müssen.

Neben diesen acht Bausteinen gibt es noch die sogenannten “Blocker” und “Enabler” zu berücksichtigen. 

 

Blocker sind Gegebenheiten, die das Erreichen von Vision und Zielen erschweren oder gar behindern. Sogenannte Enabler hingegen helfen dem Team bei der Erreichung ihrer Ziele – sind ggf. Stärken und Ressourcen, die für das Team und seine Performance erfolgskritisch sind und worauf es aufbauen kann. Blocker und Enabler können Prozesse, Eigenschaften, Rahmenbedingungen oder Personen sein.  

 

Je nach Aufbau des Teams können die oben genannten Bausteine in der Ausführlichkeit variieren. Wichtig ist dabei, dass der Leadership Canvas alle diese Aspekte behandelt und dadurch das Team die relevanten Aspekte des Führungsrahmens auf einen Blick nachvollziehen kann und diesbezüglich Transparenz besteht.

 

Tipps im Umgang mit dem Leadership Canvas

 

Der Leadership Canvas wird gemeinsam im Team ausgearbeitet. Bei größeren Organisationen leiten die einzelnen Teams aus den gesamtorganisatorischen Zielen ihre jeweiligen Teamziele und -visionen ab; ganz nach dem Motto „Welchen Beitrag können wir für unser Unternehmen leisten“. Bei der Erstellung des Leadership Canvas gilt es deshalb, nicht ausschließlich das Team als einzelne Einheit zu betrachten, sondern das Team als Teil des ganzen Unternehmens zu sehen. Dieser Blickwinkel kann den Leadership Canvas sinnvoll ergänzen. Die Ergebnisse werden visuell im Canvas festgehalten. 

 

Bei der Umsetzung des Leadership Canvas lohnt es sich, in kleinen Schritten vorzugehen, damit der Prozess handhabbar und greifbar für ein Team bleibt. Kontinuierliche Verbesserung in kleineren Schritten ist langfristig effektiv, führt zu besseren Ergebnissen und motiviert die Mitarbeiter. 

 

Der Leadership Canvas eignet sich auch als ein visuelles Kommunikationsinstrument für die Transparenz der Werte, der Regeln, der Entscheidungen und des Informationsaustausches im Team. Es stellt den momentanen Stand sowie die Maßnahmen für die Zukunft dar.

 

In einer Zeit, in der sich Teams regelmäßig hinterfragen sollten und sich kontinuierlich weiterentwickeln müssen, ist der Leadership Canvas ein wirkungsvolles Instrument für die stetige Verbesserung der Team-Effektivität und -Effizienz.

 

dann müssen wir alle alten Führungskräfte entlassen….

Wie funktioniert moderne Führung heute im Kontext der unterschiedlichen Generationen? 

Wie kann man Recruiting trotz großer Konkurrenz erfolgreich gestalten?

Wie kann man gezielt Employer Branding gestalten und welchen Mehrwert liefert es?

Und wie kann man die Arbeit in der Personalverwaltung so optimieren, dass mehr Zeit für wertschaffende Personalarbeit geschaffen wird?

Diesen Fragen sind wir in der Veranstaltung „Personal 4.0 – Die Anforderungen des modernen Personalmanagements“ nachgegangen. Dieser Abend war der Startpunkt für die Trainingsreihe rund um das Thema Personal 4.0.  _Gemeinsam digital und Apiarista lieferten einen kurzweiligen und interaktiven Abend unter Beteiligung von Ellrich & Kollegen, Kooku Recruiting Partners und i-potentials.

Spielend & interaktiv Lernen

Bei Apiarista verzichten wir gern auf eine klassische Druckbetankung und Frontalbeschallung. Stattdessen haben wir durch ein interaktives Quiz zum Thema Personal 4.0 die Teilnehmer in Bewegung gebracht und sind fachlich eingestiegen. Beispielsweise haben wir die Wünsche von Bewerber im Mobile Recruiting eroirt.

Nach einem kurzweiligen Einstieg in den Abend durchliefen die Teilnehmer in mehreren Gruppen einen Parcours mit 4 themenspezifischen Stationen. Hier nun ein kurzer Einblick in die Themenstationen:

Im Spannungsfeld der Generationen

Führung wird immer anspruchsvoller und die Rolle vom allwissenden Chef zur moderierenden und Rahmenbedingungen schaffenden Führungskraft verändert sich dramatisch. Für Führungskräfte, die noch durch hierarchischer Führung „sozialisiert“ worden sind, ist der Veränderungsprozess nicht leicht.

In diesem Kontext stellte einer der Teilnehmer die provokante und nicht ernstgemeinte These, dass alle älteren Führungskräfte, entlassen werden müssten.

Tal Uscher von Apiarista zeigte Möglichkeiten auf, Führungskräfte bei Ihrer Transformation zu modernen Managern zu unterstützen. Eines ist jedoch klar: das geht nicht über Nacht.

Auch die unterschiedlichen Einstellungen und Erwartungen hinsichtlich Arbeit und Arbeitgeber haben wir kontrovers diskutiert.

 

Freiräume für die Personalarbeit schaffen

Mit der sich verändernden Rolle von HR kommen neue Aufgaben hinzu. Hier zeigte Joanna Zajfert auf, dass heutige Personalabteilungen lediglich 20% ihrer Zeit mit wertschöpfenden Tätigkeiten verbringen. 80% der Zeit machen administrative und verwaltende Tätigkeiten aus. Der Kern der Tätigkeit von Ellrich & Kollegen ist, dieses Verhältnis zu verbessern und damit Freiräume für die neuen Aufgaben der HR zu schaffen, so dass Joanna verschiedene Impulse hierzu setzen konnte.

Ohne klare Zielgruppe – kein erfolgreiches Recruiting

Mathias Mengel von Kooku Recruiting Partners zeigte auf: egal ob man Post & Pray Methoden wie Stellenanzeigen oder alternativ Active Sourcing einsetzt, man muss vorher ein konkretes Profil der gewünschten einzustellenden Person herausgearbeitet haben, um dann gezielt suchen und ansprechen zu können. Beim derzeitigen „War for Talents“   ist ein 0815 Recruiting nicht erfolgreich. Mathias zeigte den Einsatz von Personas bei der Entwicklung individueller Stellenanzeigen und Active Sourcings auf.

Employer Branding soll Emotionen wecken

An dieser Station wurden Employer Branding Strategien anhand ausgewählter Beispiele diskutiert. Einige Beispiele emotionalisierten die Teilnehmer, so dass ein intensiver und wertvoller Austausch über das Für und Wider der Kampagnen entstand. Nicole wies an dieser Stelle auf einen der entscheidenden Punkte hin: Employer Branding Kampagnen werden nicht aus der Perspektive der Ersteller gemacht, sondern aus der Perspektive der Zielgruppe bzw. einer konkreten Persona. Denn diese will man erreichen und als Mitarbeiter gewinnen. Nichtsdestotrotz muss ein Unternehmen mit seiner Marke seinen Wert vermitteln, denn auch diese müssen zum zukünftigen Mitarbeiter passen. Das schließt im Zweifel auch Kandidaten aus.

 

Es war ein gelungener Abend. Wir möchten uns bei allen Teilnehmern, Moderatoren, _Gemeinsam digital und dem Smart Data Forum für das gute Zusammenspiel bedanken.