Die öffentliche Verwaltung steht für einheitliche Prozesse und feste Abläufe. Agilität stellt dagegen das flexible Reagieren auf realweltliche Herausforderungen in den Mittelpunkt des Handelns.
Auf den ersten Blick scheinen Agilität und Verwaltung damit im Widerspruch zu stehen.
Agile Ansätze können jedoch auch für die öffentliche Verwaltung von großem Nutzen sein, beispielsweise wenn es um Modernisierung der Institution und Steigerung der Arbeitseffizienz geht. Dafür braucht es Fingerspitzengefühl in der Begleitung und Mut in der Umsetzung. Durch die Digitalisierung ist die Geschwindigkeit des Wandels so hoch geworden, dass die bisherigen Methoden nicht mehr ausreichen.
Es ist daher an der Zeit, agile Methoden in die Verwaltung zu bringen:
1. Kleine Schritte machen und erste Erfolge feiern!
Sie werden die Welt nicht über Nacht verändern können – schon gar nicht in einem Konstrukt wie der öffentlichen Verwaltung. Deshalb ist es wichtig, kleine Schritte zu gehen. Stück für Stück werden die effektivsten Stellschrauben identifiziert und mehr Menschen auf den neuen Weg mitgenommen.
Machen Sie die Änderungen und die Erfolge der kleinen Schritte zügig sichtbar. Sie werden bei anderen die Neugier wecken und Ihr Team motivieren weiterzumachen.
2. Iterativ arbeiten und schneller lernen, was funktioniert!
Von der Verwaltung ist man gewohnt, dass Fachverfahren oder IT-Lösungen in großen Projekten geplant und umgesetzt werden. Dies führt häufig zu dem Ergebnis, dass Zeitpläne nicht eingehalten werden und die Lösungen unbefriedigend sind. Die iterative Vorgehensweise ist anfangs gewöhnungsbedürftig und braucht Überzeugungsarbeit. Arbeiten Sie sich bei der Etablierung agiler Methoden nach und nach voran und lernen Sie, was in Ihrer Verwaltung funktioniert und womit Sie die Kollegen am Ehesten überzeugen können. Sie werden gleichzeitig feststellen, dass die agile Vorgehensweise schneller Ergebnisse liefert. Dadurch sind die jeweiligen Kunden einfacher zufrieden zu stellen.
Diese Vorgehensweise sollte bestenfalls in einem geschützten Raum ausprobiert werden, sodass ohne Druck abteilungsübergreifend ein Gefühl für die Anwendbarkeit der Methoden entwickelt werden kann.
Agilität lernen
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3. Allianz der Willigen finden
Suchen Sie die Kollegen in der Verwaltung, welche ebenso der Geist der Veränderung umtreibt. Erst wenn Sie Kräfte bündeln und gemeinsam daran arbeiten, neue Methoden zu etablieren, wird diese Bewegung in der Organisation spürbar.
Natürlich trägt nicht jeder sein Herz auf der Zunge. Wie findet man also die Willigen?
Organisieren Sie kleine Veranstaltungsformate, bei denen sie Gleichgesinnte finden können. Zum Beispiel eine sogenannte Brownbag Session oder ein Meetup – hier können Erfahrungen mit der Methode Kanban, mit den Innovationslaboren oder mit Scrum in Verwaltungsteams ausgetauscht werden.
4. Sichtbarkeit des Neuen
Verwaltungen sind von langen Fluren und verschlossenen Türen geprägt. Man sieht oftmals weder die Menschen noch ihre Arbeit. Eines der Prinzipien der agilen Arbeitsweise ist die Visualisierung. Dies macht sich unter anderem durch viele Post-Its an Wänden oder spezielle Boards bemerkbar.
Diese Visualisierung hilft nicht nur den agilen Teams, sondern führt dazu, dass andere neugierig werden. Wie wäre es also, wenn Sie Ihre weißen Flächen für erste kreative Austauschrunden nutzen, wo Ideen mithilfe von Post-Its an einem Board gesammelt werden?
5. Klassische Dienstberatung vs. Stand-Up Meetings
Meetings und Abstimmungen erfolgen in der Verwaltung an langen Tischen in großen Runden und kosten viel wertvolle Zeit bei zu wenigen Ergebnissen. Effiziente Kommunikation sieht anders aus. Der Einsatz agiler Rituale kann hier neue Impulse setzen.
Tägliche, 15-minütige Stand-Ups, also Meetings im Stehen, mit einem klaren Ziel legen den Grundstein für ein Aufbrechen alter Strukturen. In diesen Team-Meetings geht es um kurze Updates zu relevanten Themen, um Identifikation von Problemen und Abstimmungsbedarf. So erhalten alle einen prägnanten Überblick über den aktuellen Arbeitsstand. Die Kommunikation ist dabei sehr fokussiert.
Umfangreichere Themen werden in ergänzenden Meetings besprochen – regelmäßige Planungsmeetings könnten beispielsweise alle 2 Wochen stattfinden. Themen werden vorab priorisiert und in 2-Wochen-Häppchen heruntergebrochen, sodass das Meeting gut strukturiert durchgeführt werden kann.
Wichtig ist für jedes Meeting, dass Klarheit darüber besteht, wofür welches Meeting angesetzt ist, wer daran tatsächlich teilnehmen muss, welche konkreten Ziele jeweils damit erreicht werden sollen und welches Ergebnis am Ende des Meetings feststehen muss.
6. Über den eigenen Tellerrand schauen!
Sprachlich, prozessual und organisatorisch sind Verwaltungen noch immer sehr stark an ihrer eigenen Perspektive orientiert. Das lässt sie starr und wenig bürgerfreundlich erscheinen. Beispielsweise verstehen nur wenige Bürger die juristisch geprägte Verwaltungssprache.
Verwaltungen wären deshalb gut beraten, wenn sie stärker die Außensicht in ihre Arbeitsweisen einbeziehen. Hier können agile Ansätze helfen, das starre Gerüst aufzubrechen und über den Tellerrand zu schauen. Dazu müssen Verwaltungen befähigt werden, neue Methoden auch im Arbeitsalltag eines Sachbearbeiters umzusetzen.
7. Agile Coaches mit Verwaltungshintergrund
In einem solch komplexen Kontext bedarf es zu Beginn meist der externen Unterstützung. Ein Berater kann helfen, Brücken zwischen der agilen Welt und der Verwaltungsrealität zu bauen. Wichtig ist es, einen Berater mit einer guten Mischung aus agilem und Verwaltungshintergrund, Coachingkompetenzen und ausreichend Empathie zu finden. Im Zweifel wird dabei ein einzelner Coach nicht für die gesamte Verwaltung reichen. Perspektivisch sollten diese Kompetenzen aber auch innerhalb der Verwaltung aufgebaut werden.
Beim Einsatz von agilen Methoden in Verwaltungen müssen einige Dinge berücksichtigt werden. Die Methoden müssen zur Verwaltung passen, wirtschaftlich bleiben und insbesondere mit den bereits vorhandenen Lösungen zusammengeführt werden. Diese Einbindung bereits vorhandener Lösungen sollte als Teil des Prozesses verstanden werden.
Wir sind zutiefst davon überzeugt, dass Verwaltung vom Einsatz agiler Praktiken profitieren kann.
Sie müssen lediglich den ersten Schritt machen.
Weitere Informationen finden Sie unter www.apiarista.de und www.mokkachallenge.de
